A cikksorozatunk előző részében megismerkedtünk az alapokkal, a mai részben egy kicsit mélyebben belemegyünk az online automatizálás rejtelmeibe.
Online rendszerekben szükséges gondolkodni, amiről már tudjuk, hogy egymást követő automatizmusok láncolatából áll.
Ezt a gondolkodásmódot igyekszünk most fejleszteni, amihez segítségül hívjuk az informatikát, azon belül is a programozást. Nem kell megijedni, nem fogunk programkódot írni, de ez a szemléletmód valóban segíteni tud abban, hogy ráálljon az agyunk az egyes automatizált rendszerek megtervezésére.
A programok folyamata
A következőkben szándékosan nem fogom írni, hogy pl. “fut a program” és ehhez hasonló szakkifejezések, mert azt akarom, hogy mindent világosan érts. Emiatt ahol lehet, ott konyhanyelven fogalmazom meg azt, amiért a kocka IT-sek már keresztre feszítenének.
Minden számítógépes program mögött folyamatok sokasága megy végbe. A programozás tanulásakor természetesen egyszerűbb programok megírásával kezdi mindenki, itt csak néhány folyamattal kell számolni. Ezeket a folyamatokat valahogy meg kell jeleníteni, átlátható és értelmezhető formában. Erre találták ki az algoritmusokat, ami a programok folyamatának egyszerűsített leírását, magyarázását jelenti.
Példa: két szám összeadása
Lássuk, hogy az eddig tanultak alapján hogyan áll össze ez az automatizmus.
bemenet: szám1 (A), szám2 (B)
folyamat: A+B=C
kimenet: összeg (C)
Általános iskola alsóban ilyen programokkal kezdik a programozást, ahol két számot kell összeadni. Lássuk ennek a folyamatábráját, azaz algoritmusát.
Az algoritmusban minden alakzatnak jelentése van, az alábbiak szerint:
Az algoritmusok közül a fent bemutatott ún. szekvencia, azaz a folyamatok egymás után követik egymást.
A következő szerkezetek léteznek még. Nekünk ebből főként az első kettőre lesz szükségünk.
Az elágazáshoz mutatok egy mindenki számára ismert hétköznapi példát.
A sárgával jelölt rombusz jelenti az elágazást, ahol két irányba lehet menni. Ez általában az igaz és hamis ág. Mi történik ha igaz az állítás és mi történik ha hamis?
Jól látható, hogy a szöveges leírásból mennyire egyszerű megalkotni az algoritmust, azaz folyamatábrát. Érdekes módon a gyerek, amikor otthon tanul, akkor nincs szüksége ilyen leírásra és folyamatábrára, magától végigcsinálja a fent bemutatottak alapján.
Ahogy általában egy bolti eladónak sem kell folyamatokban gondolkodnia a kasszázáshoz. Mi van ezzel szemben a Mekiben? Hogyan lehet az, hogy bármelyik éttermükbe bemész, mindenhol megkérdezik hogy nagy kólával vagy sült krumplival kéred a szendvicset? Hogyan lehet az, hogy a hamburger minden Mekiben ugyanolyan? Ne szaladjunk messzire, a franchiseban gondosan kidolgozott rendszerek és folyamatok sokasága van a háttérben. Ezeknek a precíz és pontos végrehajtása történik a szemünk előtt. Minden oly módon működik, hogy lehet fel sem tűnt eddig.
Egy telefonhívás vagy a boltban egy kenyér megvásárlása, egy ügyintézés az okmányirodában mind-mind folyamatok sorozata. Az életünk részét képzik, amiket minden megerőltetés nélkül el tudunk végezni.
A saját bizniszünkben végrehajtandó automatizálás előtt fontos az, hogy legyenek folyamataink. Ezeknek az automatizálásán el kell gondolkozni, sokszor a meglevő, nagy katyvaszos dolgokat sok kicsire kell szétdarabolni. A feldarabolt elemeket lehet majd
1. kiiktatni.
2. kiszervezni
3. javitani
4. automatizálni
Kanyarodjunk vissza az előző cikkben említett weboldalakhoz és a hozzájuk köthető folyamatok maximális automatizálására.
Ne agyald túl az online automatizálást
A fent leírt egyszerű elméletek ellenére a legtöbb ügyfél mindig elakad, ha fel kell építeni egy automatizált rendszert. Nem láttak még ilyet, nem tudják hogy kell. A fenti példák mutatják, hogy egészen biztosan átélt mindenki az életben hasonlókat. Csak nem gondolt annyira mögé.
Nézzük az egyik legbonyolultabb online automatizált rendszert, egy értékesítési rendszert, ami elad egy terméket.
Vegyünk egy élő példát – fogkrémet veszünk a boltban
Ehhez példaként vegyük azt, amikor a valóságban vásárolunk egy fogkrémet a boltban. Mi a folyamat röviden? Bemegyek a boltba és veszek egy fogkrémet. Boncolgassuk ezt egy kicsit automatizmusok szempontjából. Ami miből áll? Bemenet, folyamat, kimenet.
bemenet: elfogyott a fogkrém
folyamat: eldöntöm, hogy megyek a boltba
kimenet: készülök a boltba
Az első kimenet a második automatizmus bemenete lesz.
bemenet: készülök a boltba
folyamat: felöltözök, fizetőeszközt (pénztárca/bankkártya/okosóra) viszek magammal
kimenet: megérkezek a boltba
Itt lehetne még tovább bontani, hogy bezárom az ajtót, de csak akkor, ha nincs otthon senki. Vagy kocsival megyek vagy gyalog stb, de nem kell ezt ennyire túlgondolni.
bemenet: megérkezek a boltba, bemegyek
folyamat: kosarat veszek, leveszem a fogkrémet, kifizetem, megkapom a blokkot
kimenet: megvettem a fogkrémet, elhagyom a boltot
Igazából már a fenti automatizált rendszer (ami három automatizált folyamatból áll) is túl van bonyolítva és magyarázva. Hiszen tudat alatt ez jön egyből, automatán az embereknél. Lássuk akkor, hogy miként kell összerakni egy online vásárlási folyamatot.
Online automatizálás tervezése
Tegyük fel, hogy van egy tuti fogkrémem, amit el akarok adni az interneten. Mire lesz szükségem? Tervezzük meg az értékesítéshez szükséges automatizált rendszert.
- kell egy weboldal, ahol leírom, hogy milyen jó a fogkrémem (nem webshop kell, mert csak egy terméket adunk el, ehhez elég egy egyoldalas weblap)
- kell látogató a weboldalra, mert magától nem fogja megtalálni. Látogatót lehet Facebook vagy Google hirdetésből az oldalra terelni. E-mail listára levelet küldeni, ahol promózzuk a fogkrémet. Blogolni a fogkrémről, így talán ingyen is ránk talál a Google keresőben stb.
- kell egy űrlap a weboldalra, amin megadja a darabszámot, a vevői adatokat, szállítási, számlázási adatokat, azaz leadja a rendelést a látogató
- végig kell gondolni hogy miként lehet fizetni? Utánvét, bankkártya(melyik szolgáltató), átutalás?
- kell egy oldal, amit a rendelés leadás után lát a vevő. Ez hívjuk köszönőoldalnak, ahol megköszönjük neki a vásárlást és leírjuk a további infókat, hogy mi fog ezután történni
- visszaigazoló e-mailt kell küldeni a vevőnek, benne a díjbekérővel vagy számlával (online így a profi, nem pedig nyomtatva a csomaggal küldve)
- be kell csomagolni a fogkrémet, át kell adni a futárnak
- haladó opció: vásárlás után 7 nappal emailt küldeni a vevőnek és megkérni, hogy mondjon véleményt a termékről
- extra haladó opció: vásárlás után 1 hónappal emlékeztetőt küldeni, hogy van-e még a fogkrémből? Ha nincs, akkor rendeljen újra.
Logikus ugye? A lépéseknek így kell egymás után történni. Lényegében semmivel nem bonyolultabb a folyamat, mint egy boltban megvenni. Természetesen a vevőnek több dolga van, mert nem kosárba pakol és futószalagra, hanem űrlapot tölt ki. Egy fogkrémnél nem, de egy komolyabb háztartási berendezésnél lényegesen könnyebb az online rendelés és vásárlás, mint mászkálni érte és pakolni, cipelni a 20 kilós mosógépet.
Akárcsak a fent említett házi feladat írásnál, itt is megvan a szöveges leírásunk, alkossunk belőle egy folyamatábrát, ami átláthatóvá teszi ezt az egész automatizált rendszert.
Jól látható, hogy itt már közel nem olyan bonyolult az ábra, mint egy klasszikus algoritmusnál. Nem is feltétlen kell használni a start/stop részeket, hiszen úgyis tudjuk, hol az eleje és vége. Ezen felül az elágazásokat sem szükséges rombuszokkal ábrázolni, mint ahogy azt fentebb mutattam.
A lényeg, hogy a marketing vagy értékesítési folyamat leegyszerűsítve, csak a lényeget bemutatva legyen látható egy folyamatábrán. Ehhez nem kell bonyolultabb ábrát készíteni neked sem. Természetesen a végtelenségig bonyolítható egy-egy folyamat is, de nem érdemes így belevágni.
Ha az elején az egyszerű módszerrel nem működik, akkor valószínű a bonyolultabb háttérfolyamattal sem fog. Itt nem a folyamattal, hanem a termékkel/szolgálatással/árral/bizalommal lehet a gond. A folyamatok már csak akkor indulnak be, ha elköteleződött a vevő. Az pedig, hogy mi fut a háttérben számára láthatatlan. Ezért nem is függhet a folyamatoktól a kezdeti sikeresség.
Ha már van egy komoly termékpaletta ott egy jó folyamat simán meg tudja oldani, hogy a meglévő vevőből visszatérő vevőt csinál.
Ugyanez igaz az ingyenes anyagoknál. Ha neked annyi a folyamatod, hogy letölt valamit, kimegy egy e-mail és vége, akkor nem lesz belőle vevő. De ha néhány napig küldesz még automatán emailbe hasznos információkat, akkor lehetséges, hogy vevő lesz belőle.
Haladjunk tovább, térjünk át egy izgalmas témára. Hogyan kell egy folyamatábra lépéseit megvalósítani a vállalkozásodban úgy, hogy az automatizált rendszerré álljon össze? Ezt a következő bejegyzésben fogom bemutatni.
