Víz alatt vagy, túl sok mindent kellene csinálni, semmire nincs időd?

Többféleképp hozzá lehet állni a problémához: érdemes tervezned az életed, és a céljaidat, fontos tudnod jól kezelni a prioritásaidat, rendet kell tenned a munkakörnyezetedben, ki kell iktatnod a zavaró tényezőket, meg kell tanulnod a fókuszált, eredmény-orientált, teljesítményalapú munkavégzést.

Mindezek mellett érdemes hatékonyságot, eredményességet fokozó eszközökhöz folyamodnod, gatyába kell ráznod az e-mailjeid kezelését…, regényt lehetne írni arról, hogy ha úgy érzed minden úszik, mit és hogyan van értelme megváltoztatnod a napi rutinodban annak érdekében, hogy valahogy elejét vedd a dolgoknak.

Mert ugye azt ugye Te sem gondoltad, hogy változatlan bemeneti paraméterek esetén a szerencse jóvoltából majd valami az eddigieknél sokkal jobb kimenet fog kikerekedni? 🙂

Van viszont még egy dolog

A fentiek mellett bizony tudsz magadnak időt vásárolni. De hogyan? Pofon egyszerű: úgy kell koordinálnod az életedet, hogy a megfelelő intézkedések bevezetését követően legyen lehetőséged dolgokat átadni másoknak.

Képtelenség!

De Attila, miért mondod hogy bagóért? Mindennek ára van! Semmi sincs ingyen! Fizessek egy halom pénzt bárkinek azért, hogy helyettem megcsináljon valamit, de sz*rabbul? Elment Neked az eszed? „Dehát ha én csinálom, az ingyen van!”

A nagy lóf*t – bocs hogy így fejezem ki magam. Minden éremnek két oldala van.

Azáltal, hogy te kiszervezel valamit valaki másnak – amiért fizetned kell, Neked időd szabadul fel. A nagy kérdés az, hogy Te mit kezdesz ezzel az idővel.

A kapitalista hozzáállás szerint ha több értéket tudsz termelni ebben a meghatározott időben egy más tevékenység végzésével, akkor nincs kérdés! Hisz X órabért fizetsz valakinek, ezen idő alatt pedig 2X-et keresel azáltal, hogy valami nagyobb értéket termelő tevékenységet folytatsz, akkor bizony financiálisan jobban fogsz járni.

A szociális oldalról nézve: Értékeled-e a szabadidődet? Ha igen, mennyire? Mi az értéke? El tudod-e tölteni a kiszervezés által felszabadult időmennyiséget, a családoddal, a gyermekeiddel? Mennyit ér ez meg Neked? – Nyilván attól is függ, hogy mennyit keresel, és felszabaduló idő által kieső bevétel mekkora lyukat ütne a kasszán. (Ha még nincs gyermeked, akkor ezt a gondolatot legkésőbb akkor fogod ezt megérteni, ha majd lesz. (Nekem kettő is van. 🙂 gyerek helyett viszont bármilyen más, általad fontosnak ítélt szabadidős tevékenységgel is behelyettesítheted a dolgot).

Nézzünk három triviális, valós életből vett helyzeteken alapuló példát

Kisvállalkozó vagy 5 alkalmazottal

Terméket gyártasz és forgalmazol, és Neked kell folyamatosan új ügyfelek után kajtatni. Elképzelhetetlen számodra, hogy bárki helyetted tárgyaljon potenciális ügyfelekkel.

Amennyiben képes lennél egy olyan értékesítési folyamat kialakítására, amelyben egy meghatározott rendszerben, mérhető módon vagy képes elvárásokat támasztani, és a teljesítést ezáltal objektíven tudod mérni, akkor bizony a tevékenység egy része / vagy akár egésze kiszervezhető lenne anélkül, hogy elveszítenéd a kontrollt felette.

A tevékenység kiszervezését (valakinek történő ledelegálását) követően felszabaduló időben piackutatással és termékfejlesztéssel tudnál foglalkozni, és 4 hónap alatt sikerülne megvalósítanod egy új ötletet, egy új terméket, melynek az árrése 30%-kal magasabb a korábbi termékeidnél. Számold át, hogy a megnövekedett profitot visszaosztva mennyi „extra” pénzt kerestél a cégednek? Ha mindent jól csináltál, nagyságrendekkel többet, mint amennyibe került az értékesítési folyamat kiszervezése. Gondolkodj nagyban.

Ki kell szállnod a mókuskerékből, nem Neked kell lenni mindenkinek a helyettese, neked nem a céged operatív üzemeltetésében kell dolgoznod, meg kell tanulnod vezetni, delegálni, kiszervezni, és a megfelelő emberekkel közösen dolgozni.

Háziasszony vagy 3 gyerekkel, a férjed dolgozik, nincs időd semmire

Felveszel egy takarítónőt, ezáltal takarítás helyett lesz időd a gyerekeknek segíteni a házi feladatukban. Szerintem ezt nem is kell jobban túlmagyarázni.

Persze tudni kell kifizeti a takarítónőt valamiből, viszont csak hogy számszerűsíthető legyen, pénzben mennyire értékeled azt, ha a gyermekeidből rendes, tanult emberek lesznek, egy olyan nevelésnek köszönhetően, amikor tudtál elég időt szánni rájuk?

Multinál dolgozó alkalmazott vagy, aki víz alatt érzi magát

Tételezzük fel, hogy ahhoz, hogy előrehaladj a munkáddal, kellene Neked 1-2 a tutinál is tutibb, automatizált Excel-táblázatkezelős kimutatás. Már hónapok óta gondolsz rá, és hiszed, hogy ez a dolog előrébb tudná lökni a napi munkafolyamataidat, viszont a napi tűzoltás és a főnököd ügyes-bajos kitalációi miatt egyszerűen nincs időd összerakni a dolgot.

Keresel tehát valakit, aki megcsinálja Neked, amit kell – kellő előkészítés után. A 400e Ft-os nettó fizetésed heti 40 órával visszafelé kalkulálva 2500 Ft-os órabért ad ki. A kimutatást Neked összerakni legalább 2 napig tartana, az ember viszont akit találtál 4 óra előkészítésre szánt időd után 6 óra alatt összerakja, mert ráadásul ő még sokkal jobban is ért az Excelhez.

(2*8*2500= 40e Ft vs. (4+6)*2500= 25e Ft). A számok alapján simán megéri, amit itt viszont nem számszerűsítettünk, az a következő két dolog: Ezáltal a munkádban eredményesebb leszel, a főnök elégedettebb lesz, lehet hogy több hasonló, a cég életére hatást gyakorló változtatásod után még fizetésemelésre, vagy más pozíciókra is pályázhatsz. Mindezen felül lehet, hogy nem kell bent ülnöd 16 munkanapon keresztül napi 1 órát pluszban azért, hogy a dolgot összehozd, és az időt azzal a dologgal töltheted ehelyett, amivel szeretnéd. (Jogod van persze a túlóra ideje alatt további tüzeket is oltani…)

A kérdés az, hogy kinek mi éri meg?

A feladatok átadása, avagy kiszervezése tehát nem ördögtől való

Bejegyzésem apropóját saját tapasztalataim, és egy könyv ihlette: Tim Ferris – 4 órás munkahét, utóbbiból pedig 1-2 gondolatot mindenképp fontosnak tartanék megemlíteni, természetesen saját kiegészítéseimmel.

Mennyit lennél hajlandó azért fizetni, hogy 4 napos munkaheted legyen?

A könyvben van egy szemléletes példa számokkal, ezt idézném:

„Ha jobban el tudom végezni a feladataimat, mint bárki más, akkor ugyan miért fizessek neki? Mert a cél az, hogy időt szabadíts fel magad számára, és így nagyobb és jobb dolgokra összpontosíthasd a figyelmed! […] Ha feláldozod az óránként 25-30 dollárt érő idődet olyan feladat elvégzésére, amelyet valaki más óránként 10 dollárért elvégez, akkor egyszerűen rosszul aknázod ki az erőforrásaidat. […] Még ha az óránkénti költség alkalomadtán több is, mint amennyit jelenleg keresel, legtöbbször így is jó üzletet kötsz.”

A gondolatsor úgy folytatódik a könyvben, hogy tegyük fel, hogy a 25 dolláros órabéreddel (havi 4000$) ellenben egy asszisztens óránként 30 dollárért vállalna át bizonyos feladatokat tőled. Egy ilyen segítséget hetente egy teljes 8 órás napra igénybe véve neked hetente 8*30=240 dollárt kellene kifizetni. A saját fizetésed levonását követően viszont kijön, hogy igazából 8* (30-25) azaz 40 dollárba kerülne számodra ez az egy napos akció. (Hisz a fizetésed odaadod neki erre az időtartamra, és még adsz egy kis pénzt…)

Kérdés: „Hajlandó lennél fizetni heti 40 dollárt azért, hogy hétfőtől csütörtökig tartson a munkaheted? Én bizony hajlandó lennék, és meg is teszem. És ne feledd, költségszempontból ez a legrosszabb eset!”

A kiszervezés előfeltételei

Bill Gates szerint, ha egy cégnél bármiféle technológiát alkalmazunk, akkor egy hatékony művelet automatizálás tovább javítja a hatékonyságot, az alacsony hatásfokú művelet automatizálása pedig rontja a hatékonyságot.

De mit akarok én itt Bill Gates-szel és az automatizálással?

Eredményes folyamatokban kell gondolkodnod, a munkádban, és az életviteledben ilyeneket kell tudnod kialakítani. Mialatt egy ilyeneket kialakítasz, szükség lesz arra, hogy kiiktasd a felesleges (eredménytelen) dolgokat, és automatizáld az automatizálható dolgokat. Ha ezzel megvagy, jöhet a kiszervezés. Ha ezt nem ilyen sorrendben csinálod, akkor csak egy más ember idejét pocsékolod, és a nehezen megkeresett pénzedet dobod ki az ablakon.

Ha pedig elkezdtél/elkezdenél kiszervezni

Ha azzal a céllal vonunk be embereket, hogy tőkét kovácsoljunk egy jó folyamatból, akkor a termelékenység szintje emelkedik, ha viszont egy gyatra folyamat megoldásaként mondhatni sebtapasz-szerűen alkalmazzuk az embereket, akkor csak a problémákat sokszorozzuk meg. (A főnökömet már ostromolom pár hónapja ezzel a gondolatsorral…, ő az a tipikus „sebtapaszt mindenre” típus…)

(Ha érdekel a könyv bővebben, akkor az egyik videotréning-anyagunk (Az eredményes VA [virtuális asszisztens]) ( megvásárlásával kapsz egy bónuszt, amiért cserébe 99 Ft-ért lehetsz Tudástárklub-tag 1 hónapig, ott pedig megtalálod a Tim Ferris könyv 40 perc alatt feldolgozható verzióját)

Az eredményes VA (50% promo)

A feladatok átadásakor a lényeg

Ha a kifizetsz egy zsák pénzt valakinek, hogy csináljon valamit meg helyetted, majd leülsz meccset nézni egy sörrel…. Akkor vagy irtózatosan sokat ér meg neked az, hogy ezt megtehesd :), vagy brutális ráfizetés a kiszervezés.

Az a típus, aki a fenti gondolatsor mentén sem képes arra a következtetésre jutni, hogy megérni feladatokat másnak átadni, általában így gondolkozik:

Kizárt hogy bárki más csináljon valamit helyettem – mind hülye hozzá, mindent én csinálok, ha beledöglök is!

Egyenes következmény: balsors és rabiga, mókuskerék, kilátástalanság, és „víz alatt” érzés, példák nélkül. Működhet így egy egyszemélyes vállalkozó, egy kisvállalkozó, viszont saját magának lesz korlátja egy meghatározott szint elérése után. Viszont e bejegyzés célja nem ezen kategória ecsetelése, és a (további) győzködés.

Ha eljött az a pont egy cég, egy vállalkozó, vagy akár egy magánember életlében, amikor ráébred arra, hogy olyan tevékenységeket is el szükséges végeznie, amelyeket más is könnyedén el tudna végezni helyette a megfelelő/kielégítő minőségben, akkor van értelme azon elgondolkozni, hogy milyen különböző módokon lehetne „időből bevásárolni”, azaz a feladatokat átadni.

A feladatok átadásának főbb típusai

Az biztos, hogy a feladatok átadása két fő ok miatt valósulhat meg:

1. Idő és kapacitás felszabadítása azért, hogy más, nagyobb értéket képviselő tevékenységeket tudjunk folytatni
2. Szakértelem bérlése azért, hogy egy általunk nem vagy kevésbé ismert témában egy adódó probléma megoldásra kerüljön. Ezt a multiknál úgy mondanák, hogy az un. „core competency”-re próbálunk fókuszálni, azaz arra, amihez igazán értünk.

Ez két különböző pontként lett meghatározva, azonban egy oldalról mégis ugyanarról van szó: a kapacitásokkal történő gazdálkodás „tudományáról”. Ha nem értünk a programozáshoz, akkor nem tanulunk meg csak azért programozni, mert egy programra van szükségünk: megcsináltatjuk mással, mi pedig ezen idő alatt tovább dolgozunk azokon a dolgokon, amelyeket a program alkalmazása is fog segíteni.

Összességében feladatok átadásának jellege, az teljesítendő feladatok tárgya, és a megbízatási forma milyensége fogja azt meghatározni, hogy mivel is állunk szemben:

Részfeladatok kiadása, kiszervezése

Próbálom úgy kialakítani a végzett tevékenységek egy részét (a folyamataimat), hogy hogy más számára kiadhatóak legyenek, ez nyilván alapkövetelmény. Ez a „más” nem kap teljes munkaidős terhelést, és feltételezhetően egyidejűleg több hasonló ügyfélnek képes részfeladatokat teljesíteni egy vagy akár több témában is.

pl.: valakit megbízok azzal, hogy az internetes rendszeremben megjelenő megrendelések alapján egy másik rendszerben állítson ki számlákat helyettem mások számára; vagy megbízom egy szoftver szakértőjét, hogy állítson be számomra automatizált számlázást a weboldalamon történő vásárlások után.

Teljes munkaidős, de kiszervezett támogatás igénybevétele

Amennyiben a kiadható részfeladatok mennyisége már megütött egy szintet, akkor el lehet gondolkozni azon, hogy teljes munkaidős támogatást fogad fel az ember. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy valaki segít minket napi szinten bizonyos dolgok elvégzésében, és vélhetően mást nem, vagy nem nagyon, viszont partner jelleggel foglalkoztatjuk, nem pedig alkalmazottként. Ennek számos előnye és hátránya is van, erről mindjárt lesz szó.

pl.: valakit szerződéses módon megbízok azzal, hogy a 20 fős cégem személyügyi és könyvelési teendőit szolgáltassa számomra.

Teljes időben foglalkoztatott munkatárs, alkalmazott, beosztott, asszisztens felvétele

pl.: felveszek egy marketing-asszisztenst, aki folyamatosan dolgozik a kezem alá: intézi a facebook és google ads hirdetéseimet, blogbejegyzéseket ír, frissíti a honlapot, megválaszolja a whatsappon és messengeren érkező kérdéseket, és még sorolhatnám. A lehetőségek tárháza korlátlan.

Lehetne azonban szó egy irodai mindenesről, aki felveszi a telefont, és információt ad, adott esetben telefonos rendeléseket rögzít, behajtja a ki nem fizetett vevői számlákat, intézi a szállítói számlák utalásait, elmegy a postára feladni a leveleket, kezeli a postafiókba érkezett értesítéseket, leadja a bankban az aprópénzt.

Vannak viszont helyzetek, amikor már inkább felvenni éri meg valakit a vállalkozásunkba. Annak eldöntése, hogy ezt megéri-e megtenni az előző pont ellenében, az egy viszonylag komplex téma, ezért is itt meg kell állnunk egy pillanatra.

Akár teljes, akár részmunkaidős támogatásról van szó, a kiszervezés és az alkalmazás közötti leglényegesebb különbség az a szakértelem forrásában, és az ebből adódó vezetéssel és menedzsmenttel kapcsolatos elvégzendők mennyiségében és milyenségébe van:

Egy külsőst megbízva jobbára az ő szakértelmére vagyunk bízva az adott probléma megoldását illetően, míg egy embert a vállalkozásunkba felvéve kezünkbe vesszük az irányítást: tudnunk kell neki meghatározni a feladatait, tudnunk kell őt vezetni, tudnunk kell neki delegálni, valamit a teljesítményét és eredményességét értékelni.

(Ugye neked is csípőből jön, hogy mi a vezetők 7 fő feladata?

1. Tervezés
2. Szervezés
3. Alkalmazottak koordinálása
4. Delegálás
5. Kontroll
6. Mérés
7. Jelentés)

Ez sok esetben azt jelentheti, hogy ha „kezdőt” vettünk fel, akkor a mi szakértelmünkön, illetve folyamainkon fog múlni az új beosztott által végzett munka eredményessége. Ha pedig egy szakértőt akarunk felvenni hozzánk alkalmazottként, na azért fizetni kell rendesen majd. Több vállalkozásban láttam már, hogy ezen két léc egyikét sem tudják sokan egyáltalán megugrani.

Már meglévő munkatársaknak történő delegálás

Ha már vannak munkatársaink, akkor delegálhatunk komplett feladatokat, feladatköröket, ez lényegében a személyesen végzendő feladatok kiszervezésével lesz egyenértékű, és az előző pontban leírtak lesznek a dologra érvényesek.

pl.: van a cégünknek saját pénzügyese, bolti eladója, raktárosa.

Kiszervezés szerződéses kapcsolaton keresztül, nagyban

A korábban említett kiszervezés egy emelkedett formája, amikor lényegében ahelyett, hogy bizonyos tevékenységek végzésére saját embereket állítanánk be, inkább partnereket bízunk meg az adott tevékenységi kör lebonyolításával.

pl.: gyártással foglalkozó cégünk nem foglalkozik áruszálítással, hanem mindent külsős, áruszállítással foglalkozó cégek intéznek

Szumma szummarum

Gondolj csak vissza az említett példákra, ne felejtsd el feltenni a mérlegre a második oldalt, és számodra is egyértelmű lesz: időt venni márpedig lehet, és csak rajtad múlik, hogy képes vagy-e rá oly módon, hogy ez tényleg „bagóért” történjen, azaz többet termeljen értékben, mint amennyibe került.