Nincs a közelben nyomtató, de neked SOS-ben vissza kellene küldeni egy doksit aláírva? Jobb esetben a fogadó fél nem is kéri az aláírt doksit postai úton eredetiben, elég ha egy szkennelt változatot juttatunk el hozzá?
Ha a munkahelyeden ülsz az irodában, akkor a fenti helyzet nem igazán okozhat problémát, viszont valljuk be őszintén, 2020-ban otthon már nem mindenki szórakoztatja azzal magát, hogy megfejtse vajon beszáradt-e a tintasugaras nyomtató a legutóbbi 2db A4-es oldal 2 hónappal ezelőtti nyomtatása óta… Lézert, komolyabb eszközöket pedig földi halandók otthoni környezetben nem tartanak.
Miért nem? Mert aki egy kicsit is hajlik a digitális dolgok felé, az szolgáltatók sokaságánál digitális aláírás használatának segítségével rendkívül sok mindent elintézhet.
Hogyan írunk alá digitálisan?
A digitális aláírásnak az a lényege, hogy valamilyen feltételrendszer mentén hitelesítjük magunkat egy rendszerben (példaképp bemegyünk egy Kormányhivatalba/Okmányirodába, és kérvényezünk egy Ügyfélkapu regisztrációt), ennek eredményeképpen kapunk egy digitális hozzáférést (felhasználónév, jelszó), majd ügyintézés esetén (pl. Abeven keresztüli adóbevallás leadása a NAV-hoz) nem szükséges doksikat nyomtatni, kitölteni, és aláírni, majd scannelni és postázni, hanem elégséges a számítógépen digitálisan kitöltött doksit a felhasználónevünk és jelszavunk megadásával beküldeni, ténylegesen kézzel nem kell semmit aláírni.
A rendszernek elég lesz az, hogy én a hitelesített profilommal, bejelentkezést követően klikkelek arra, hogy „küld”. Magyarán „digitálisan írom alá” az adott nyomtatványt azáltal, hogy beküldöm. Egy ilyen koncepció sok helyen működik: Gondolj arra amikor a mobilodra telepített applikáción keresztül baki utalásokat végzel, nem kell semmit aláírni, hiszen Te egy hitelesített ügyfél vagy, a bejelentkezést követően pedig gyakorolhatod a jogaid.
2020-ban már szolgáltatók sokaságánál van digitális aláírásra és papírmentes mókázásra lehetőség, ezáltal járulva hozzá a nemcsak gyors és egyszerű ügyintézéshez, hanem fenntarthatósághoz is.
Amikor a digitális aláírás mégsem annyira digitális
Alkalom adtán viszont sajna elő-előfordul 1-1 szituáció, amikor ténylegesen szükség van arra, hogy egy kézzel aláírott dokumentumot küldjük vissza például e-mailben… És ha ilyenkor tényleg nincs nyomtató a környéken…. Vagy kifogyott a patron. Vagy beszáradt…. Vagy nem találom a kábelt…. Vagy nem működik az illesztőprogram… Vagy… az én esetemben: nincs otthon nyomtatóm. Évek óta nincs. Na akkor mit tudunk tenni?
- Tépjük a hajunkat, ordítunk, őrjöngünk. Nem a legjobb megoldás.
- Nyugalmasan várunk a következő olyan helyzetre, amikor képesek leszünk nyomtatni. (Amikor 3 hét szabi után újra munkába állunk :D)
- rohanunk a szomszédhoz/anyóshoz/haverhoz
- csatangolunk az utcán remélvén hogy ott egy „internetkávézó” vagy egy „copy shop”, ahol még ilyet lehet
- az igénylő félnek mondjuk, hogy küldjön postán egy nyomtatott verziót, amit vissza tudunk neki aláírva küldeni….
Vagy elővesszük a trükkös énünket, és megoldjuk a dolgot, na erről lesz szó a poszt hátralévő részében.
Tapasztalatok a közelmúltból
Én már 1-2 éve biztos hogy használom a lentiekben leírt módszert, ennélfogva amikor a következő dolgok történtek, abszolút nem vágtam eret magamon:
- egy életbiztosítás megszüntetésekor aláírással ellátott doksit kellett e-mailben visszaküldeni
- egy kincstári START számlanyitásakor, annak ellenére hogy ügyfélkapun keresztül intézhető, volt egy nyomtatvány, amit kitöltve aláírva, scannelve kellett beküldeni
- meghatalmazást kellett küldjek e-mailben
- gépjármű kötelező felelősségbiztosítás megkötését kellett intéznem, és utolsó lépésként aláírt doksikat visszaküldeni e-mailben….
Ugyanis mindegyik esetre alkalmazható volt a módszer, amit követek, így amikor általánosságban havonta 1-2x mégis találkozok valami olyan szituációval, amikor nyomtatni kellene, akkor mindig kaján vigyorral oldom meg nyomtatás nélkül az aláírást.
Figyelem, a módszer azokban az esetekben NEM alkalmazható, amikor az áltaunk számítógépen aláírásra kerülő doksit be kell küldeni eredetiben postai úton is. Akkor nem fogod tudni elkerülni a nyomtatást.
A módszer dióhéjban – első alkalommal
Hozzávalók
- Golyóstóll
- fehér papír
- egy mobiltelefon kamera funkcióval
- egy számítógép / mobiltelefon képszerkesztő funkcióval (én az Adobe Photoshop-ot vettem segítségül)
- Nitro PDF szoftver
- ha az aláírandó doksi mondjuk Ms Word dokumentum, akkor nyilván egy Ms Office/Word fog kelleni még.
A módszer esszenciája
Lényegében bedigitalizáljuk az aláírásunkat, amit ezt követően bármely PDF-dokumentumra rá tudunk pecsételni.
- Egyszerűen aláírsz egy fehér papírt
- Ezt megfelelő fényviszonyok között (lámpa alatt. vagy természetes fényél, nem árnyékolva) lefotózod a mobiloddal úgy, hogy figyelsz a fókuszra, és arra, hogy ne mozduljon be, ne mosódjon el a kép. (Néhányaknak ez okozza leginkább a problémát!)
- A lefotózott aláírást egy kicsit meg kell „igazítani” valamely képszerkesztő szoftver segítségével
- A NitroPDF nevű PDF olvasó szoftver feltelepítését követően hozzá kell adni az aláírást a „repertoárba”
- Az aláírandó doksit (pl .docx Word file) el kell menteni PDF-be
- A PDF-et Nitro PDF-ben kell megnyitni
- Egy varázsütéssel rá lehet „pecsételni” az aláírásunkat a doksira.
- Mentés másként….
Végeredmény? Egy nyomtat-aláír-szkennel hármasnál nagyságrendekkel jobb minőségű, aláírt dokumentum, melyet azonnal küldhetünk is tovább.
A módszer a második alkalomtól
Ha egyszer NitroPDF-be felvettük az „aláírást”, melyet használni szeretnénk, akkor túl sok dolgunk nincs, a PDF-be konvertált doksikra egyszerűen pillanatok alatt pecsételhetünk.
Adatvédelem
Figyeljünk, hogy az aláírásunk más kezébe ne kerülhessen! Nyilván ezt az egész műveletet csak saját számítógépen, ill. saját mobiltelefonnal, megfelelő biztonsággal ellátott eszközökön szabad kivitezelzni. (Le vannak jelszavazva, ujjlenyomattal nyilik a telefon, stb), csakis kizárólag saját magunk nevében, saját magunk számára.
Lássunk is hozzá!
- Egyszerűen aláírsz egy fehér papírt. A képeken is láthatod, a fény kicsit sárgás, viszont az ablak alá fordulva készül az egész művelet, így az ablakon keresztül érkező fénynek köszönhetően a fejem mögött felett lévő sárga fényforrás nem fog árnyékot vetni a papírra. Ez a második lépésnél fontos lesz.
2. Ezt megfelelő fényviszonyok között (lámpa alatt. vagy természetes fényél, nem árnyékolva) lefotózod a mobiloddal úgy, hogy figyelsz a fókuszra, és arra, hogy ne mozduljon be, ne mosódjon el a kép. (Néhányaknak ez okozza leginkább a problémát!). Ha nem ferde, azzal magadnak teszel egy szívességet. Egy jó/célnak megfelelő kép az valami ilyesmi kell hogy legyen (láthatóan nincs rajta sehol vetett árnyék, ez fontos!)
3. A lefotózott aláírást egy kicsit meg kell „igazítani” valamely képszerkesztő szoftver segítségével. Én Adobe Photoshopban dolgoztam, de igazából bármelyik ennél egyszerűbb szoftver megteszi, amiben a következő lépéseket meg lehet valósítani:
- fájlt megnyitjuk
- cropoljuk, azaz levágjuk a felesleges részeket
- az előttünk lévő egyetlen képet réteggé konvertáljuk
- a „magic selector” azaz varázskijelölő eszközzel kijelöljük a hátteret
- majd a billentyuzeten lévő del gomb lenyomásával töröljük a hátteret, ekkor a háttér kockásra vált. Ez photoshopban azt jelenti, hogy átlátszó
- megszüntetjük a kijelölést
- majd ránagyítva egyenként a zárt mezőkre (a betűk belseje), kiválasztjuk őket egyenként a magic selectorral, és egyenként töröljük a háttereket.
- ha ezzel készen vagyunk, akkor PNG formátumban elmentjünk alkotásunkat. miért PNG? Mert lehet a fájl átlátszó hátterő, azaz nem fehér!
Ezzel a megoldással egy átlátszó hátterű aláírást nem csak fehér lapra, hanem bármilyen háttérszínre pofon egyszerűen rá tudjuk majd „pecsételni”.
4. A NitroPDF nevű PDF olvasó szoftver feltelepítése, bízom benne, hogy itt nem kell lépesről lépésre végigvigyelek a dolgon
5. Az aláírandó doksit (pl .docx Word file) kitöltjük, és el kell menteni PDF-be, majd a NitroPDF megnyitása után a már létező aláírás-fájlt fel kell venni „hozzáadható aláírások repertoárjába”, a hozzáadást követően utolsó lépésképp pedig már egyszerűen á lehet „pecsételni” az aláírásunkat a doksira, majd a végén mentés másként. Ez így néz ki a gyakorlatban:
6. Az aláírás minőségével nem lesz gond, az alábbi videóban mutatom, illetőleg azt is, hogy egy már előkészített aláírást milyen könnyedséggel, 2 klikkel tudunk rápecsételni egy doksira. Nem meglepő módon az asszony, anyós, vagy bárki más is hozzáadhatja NitroPDF-hez az aláírását, de szigorúan csak a saját jelszóval ellátott Windows fiókban, saját célra!
Szumma szummarum
A digitálisan alá nem írható munkafolyamatokban tudunk analóg aláírásunk digitalizálásával kicsit gyorsítani, egyszerűsíteni az életünkön. Remélem hasznosnak találtad ezt a gyors útmutatót, és a hétköznapjaidban is fogod tudni kamatoztatni a módszer előnyeit. Ha úgy van, akkor dobj egy üzit nyugodtan a honlapon keresztül a témával kapcsolatosan.