Ha hatékonyan szeretnénk magunkat menedzselni, akkor szükség van a tervezettségre, rendszerezettségre, nem csak az íróasztalunkon és/vagy a számítógépünkben, hanem a fejünkben, és a naponta végzendők területén: Előre meghatározzuk céljainkat, ezeket részegységekre, majd elemekre, bontjuk, míg a végén nap-mint-nap elvégzendő feladatokkal találjuk szemben magunkat.
Ezek némelyike csak 1-1 perc, vagy klikk, mások többnapos elvégzendő munkát igénylő dolgok, sokukat egyedül is készre tudjuk tenni, míg másokhoz visszajelzésekre van szükségünk, megbeszélésekre vagy akár közös munkára.
Én mindig azt szoktam mondani, hogy ha háromnál több dolgot kell fejben tartani, akkor már jobb, ha inkább felírom valahova. Vonatkozik ez nemcsak a bevásárlólistára, hanem az elvégzendő feladatokra, vagy akár a találkozókra is.
Ezt csinálta mindenki korábban – vagy Te még mindig ezt csinálod?
Az „analógabb” emberek sokan használnak papírfecniket, határidőnaplókat, kockás(vonalas?) füzeteket… Ideális esetben csak egyet, rosszabb esetben mindenből többet, akár kombinálva egymással, sőt ezekből némelyiket el is hagyják, amivel egyből csak a gond van – jobb lett volna, ha inkább egy sincs, ugye? 🙂
Aki már kicsit digitálisabb, az lehet hogy kacsintott a modern kor adta lehetőségek irányába: szövegfájlok a számítógépen, táblázatok, kimenő üzenetek mobiltelefonban, el nem küldendő e-mail vázlatok – jegyzet gyanánt. Ez már egy fokkal jobb szint, de a tökéletestől még messze van.
A bőség zavara
2021-ben már rengeteg különböző megoldás elérhető, amelyek kifejezetten arra szakosodtak, hogy naptárunkat, jegyzeteinket, tennivalóinkat, komplett projekteket, csapatokat, bevásárlólistát vagy bármit az eddigieknél nagyságrendekkel hatékonyabb módon tudjunk kezelni: felhő alapon, rugalmasan számos eszközről elérve, mindig biztonságban tudva, kollaborációs lehetőségek korlátlan tárházával.
Ráadásul sokan nemcsak a különböző appok közötti integrációs lehetőségekkel, hanem még az appok meglétével sincsenek tisztában. Vagy ha részben mégis, akkor gyakran alapvető funkciókat nem, vagy tévesen próbálnak használni. Végeláthatatlan, amire lehetőségünk van.
Funkcionális oldalon viszont vannak átfedések rendesen a különböző megoldások között, emiatt egy átlag felhasználó (ha eljut idáig) simán nekiáll egy megoldást használni a fentiek keverésére, mondván, hogy „a kevesebb néha több”, elfelejtve az elvet, hogy az esetek nagy részében általában mindig a céleszköz a legjobb megoldás!
Egy teendőkezelésre létrehozott app sokkal jobban fog segíteni a teendőink kezelését illetően, mint határidőnaptárat kiváltó program, amibe mellesleg beírhatnánk a teendőinket is, – főleg ha a kettő együtt tud működni egymással.
Mondhatod, hogy „dehát ez a kettő ugyanaz”. Mármint egy naptár app, illetőleg egy tennivalókat listázó applikáció – illetőleg totálisan szürke, hogy mit hova érdemes írni, minek is ezekből két külön megoldás? Nem, nem ugyanazok, és arra szeretnék 1-2 pontban rávilágítani, hogy miért nem, és miért éri meg mindkettőt használni annak ellenére, hogy funkcionalitásban lehetnek hasonlóságok.
A definíció
Ha nagyon leegyszerűsítem, akkor a egy naptár arra való, hogy (akár stratégiai fontosságú), előre meghatározható (vagy valószínűsíthető) időtartammal rendelkező, esetenként más erőforrásokat (más emberek, eszközök) is hasonlóan időben elnyújtottan igénybe vételezni kívánó események, vagy eseménysorozatokat tartsunk rendezetten nyilván, méghozzá úgy, hogy a kevésbé fontos dolgokat nem, vagy későbbre tervezzük.
Ezzel szemben egy teendő-lista általában egy esemény bekövetkezéséhez szükséges (elvégzendő, azaz vélhetően taktikai) dolgokat tartalmaz, melyek időtartama egyenként gyakran nem behatárolható, fontossági sorrendjük nehezen (vagy nehezebben) meghatározható, az pedig, hogy más erőforrásokat lefoglalnak-e, vagy további tevékenységeket generálnak-e, előre nem mindig eldönthető.
Egy korábbi bejegyzésben már foglalkoztam amúgy azzal, hogy milyen szisztéma szerint lehetne a teendőket kategorizálni – még ha ez nehéz is.
Két szemléletes példa
A grillparti
Akár egy egy megbeszélést szervezel a vállalkozásodban, akár egy grillpartit a haverokkal: A naptárba érdemes beírni, hogy ne merüljön feledésbe, és tiszta sor legyen, hogy az adott napon (tehát egy meghatározott időtartam erejéig) prioritást élvez (tehát ez fog történni, és nem más, az addig az időpontig eltelt időre vonatkozóan kevésbé fontos dolgok). Arról nem is beszélve, hogy akiket meghívsz, azoknak is érdemes beírni a naptárjaikba, es az ő idejüket is ugyanígy le fogja kötni a dolog, az ő prioritásaik között is előkelő helyre kerül – már ha eljönnek.
Igenám, de azt, hogy egy grillpartira kell venned húst, faszenet (és egy csomó minden mást), elő kell készítened a sütőt, be kell hűtened a sört üdítőt, be kell pácolnod a húst, vagy egyáltalán hogy meg kell hívnod az embereket… Na ezeket egyenként nem fogod a naptárba beírni! Ezekre fogsz készíteni egy teendő-listát. Az ezen a listán szereplő dolgok a grill-parti sikeres és eredményes lebonyolításához lesznek szükségesek.
Lehet hogy lesz egy bevásárlólistád, lehet hogy lesz egy aznap reggeli teendő-listád, és ezeknek a blokkoknak már nagyjából tudni fogod, hogy mennyi az időigényük, de nem fogsz minden egyes dolgot beírni a naptáradba külön-külön.
Pontosabban: a naptáradba be fogod írni, hogy 1, bevásárlás a grill partihoz (pl.: szerdán) 2, péntek délután előkészületek 3, szombat egész nap grill parti. Vedd észre, hogy mindegyik „naptár-bejegyzéshez” rendelhetsz egy teendő-listát, de nem minden teendőt raksz feltétlen naptár-bejegyzésbe. Lesz egy listád, ami csak úgy lóg, amin olyan dolgok vannak, amelyekhez nem éri meg, nincs értelme időt rendelni a naptáradban.
A naptárat szervezett emberek sokszor arra használják, hogy stratégiai, fontos tevékenységekre akkor is időt foglaljanak le maguknak a rendelkezésre állóból, mikor ez nem köthető más személyekhez. Sőt! Ez ilyenkor azt jelenti, hogy pontosan az időnket a saját rendelkezésünkre bocsájtjuk , és „kérem ne zavarjanak” van.
Na ehhez Önkontroll kell. Más szemmel nézve pont ugyanaz, mint amikor azt mondod, hogy Téged céges ügyben hétvégén ne hívjon senki, nem veszed fel a telefont. Kiblokkoltad magad.
A vállalkozói példa nagyon hasonló: tudjuk, hogy kollaboratív teendőink vannak, ezért szervezünk egy megbeszélést, amelyen egy teendő-lista (agenda) alapján végigmegyünk a fontos pontokon. A megbeszélés eredménye egy sor új teendő lesz, melyek egy része újabb megbeszélési igényeket fog generálni… A megbeszélési igény adott esetben megy a naptárba (esemény), míg az arra a megbeszélésre elvégzendő feladatok mennek a teendő-listára.
Ha viszont van egy teendő, amit neked 2 napig fog tartani elvégezni…. Na akkor arra kifoglalhatod magadnak az időt a naptáradban. Meg is érkeztünk az előző ponthoz.
A naptár dolgaival akkor foglalkozunk, amikorra be van tervezve. A todo-lista pontjaival pedig akkor, ha maradt rájuk időnk. (Vagy ha terveztünk be tömbösen időt a naptárunkban arra, hogy a teendő-listánkon lévő dolgokat is elvégezzük)
Az éves Marketing-Terv
Te is összeírtad az éves marketing terved?
Ha a egy naptár alakú táblázatba (12 négyzet, minden hónapra 1) beírtál valamit egy bizonyos hónapra, akkor az egy olyan horderejű dolog lehet, aminek addigra kell teljesülnie, ehhez rengeteg kis apró teendőt kell majd végrehajtanod. Ha viszont minden hónapra beírtál egy bizonyos dolgot, akkor az azt mutatja, hogy azzal a dologgal folyamatosan kell foglalkoznod, nem? De mást is fogsz csinálni mellette aznap, nem?
Csinálhatod azt, hogy a határidőnaplód minden oldalának tetejére felírsz aznap elvégzendő teendőket…. Akkor aznapra más nincs is? 🙂 Mit mikor fogsz elvégezni, és miért? Melyek fontosabbak, mint mások? Ha egy napra van 10 teendőd, de amúgy X órát fixen dolgozol emellett bizonyos témákon (munkahelyen, megbeszélések), akkor a 10 teendőt is be fogod osztani, hogy melyik percben mit csinálj?
Ezzel ellenben a jövő heti találkozóink, vagy a jövő héten elvégzendő combosabb (fontos, és időigényes) feladataink elvégzési sorrendben állhatnak egy listán dátummal és időponttal, zárójelben az időtartammal…. De attól ez még egy naptárbejegyzés marad!
A fentiekből remélem Te is rájöttél, hogy a formátum nem minden. Adhatunk a teendőknek prioritást, és határidőt, vezethetjük őket naptár formátumban, attól ők még teendők maradnak.
A todo-listák előnyei és hátrányai
Előnyök:
- nagy projektek konkrét elvégzendő lépésekre történő lebontásának lehetősége
- nem fontos dolgok elhagyása, és szimplán „nem listázása”
- elszámolhatóság és transzparencia magunkkal szemben, nyomon követhetjük (objektíven!), hogy mit tettünk le az asztalra, és látjuk, hogy mi áll előttünk még
- nincs is annál jobb, mikor kihúzol valamit: a teljesítés ténye motiválóan hat, csökkenti a stresszt
- könnyebb kitalálni, hogy mi az, ami lepasszolható, delegálható (mivel kisebb részfeladatokról is szó lehet)
Hátrányok:
- a túl hosszú listák, vagy a nem teljesítés rombolják a motivációt, és stresszelhetnek
- könnyen keveredhetnek a teendők, melyek más és más célokhoz segítenek hozzá, és
- ezeket a dolgokat kategorizálás nélkül nehéz fontossági sorrendbe rendezni
- gyakran a könnyű de lényegtelen apróságokat szeretjük elvégezni
A naptárak előnyei és hátrányai
Előnyök:
- minden időponthoz kötött, ezáltal nem hagy választási lehetőséget
- minden időtartamhoz kötött, magyarán arra késztet minket, hogy egy behatárolt időben egy bizonyos témával foglalkozzunk
- mivel minden időponthoz kötött, rákényszerülünk fontossági sorrendek felállítására – a stratégiai fontosságú dolgok esetén!
- megnézhetjük a másik naptárjában, hogy mikor szabad, és azt az időpontot választjuk, ezáltal kevesebb szervezést igényel a közös munka. (feltéve, hogy a naptár ki van ragasztva a homlokára, vagy ha digitális)
- saját magunk idejét jobban oszthatjuk be: mire akarjuk, hogy legyen időnk, és mire nem szakítunk ezalatt időt, ezáltal sokkal jobban tudunk fókuszálni, időnk nem aprózódik el.
- egy adathalmaz, ami előretekintve naptár, visszatekintve archívum, ezt pedig vissza tudjuk nézni később
Hátrányok:
- benne van a pakliban, hogy nem jól saccoljuk a bejegyzett dolgok elvégzésre szükséges időt. A felül- és alulbecslés is okozhat problémákat.
- folyamatosan karban kell tartani a naptárunkat: ha valami elmarad, újra kell tervezni, de lehet hogy akkor az ott lévő dolgokat későbbre kell csúsztatni
- ha túl sok a rövid naptárban jegyzett rövidebb esemény, akkor a napunk túl töredezett lesz, és el fogjuk veszíteni a fókuszt, arról nem is beszélve, hogy az adminisztrációs igény is exponenciálisan növekedhet.
- mindennek van egy határideje, ez egy állandó krízishelyzetet tud teremteni az elmédben, éppen ugyanúgy stresszelheti az embert, ha nem tudja tartani a napra tervezett menetrendet, mintha egy 2 km hosszú teendő-listája lenne határidők nélkül
- nem látod a fényt az alagút végén! nincs transzparencia, nem tudod hogy mennyi van hátra, és hogy mennyire voltál jó az elmúlt időszakban, ezáltal nehezebb magad motiválni is, egy naptár nem arról szól, hogy kihúzunk benne dolgokat.
Az öszvér megoldás
Igen egy papír naptárban vagy teendő-listán bármit meg lehet csinálni: Írhatsz todo-kat a naptár napjaira időtartam nélkül, egyidejűleg hirtelen felindulásból jegyzetelhetsz fel a teendő listára olyan nagyobb horderejű dolgokat (pl. megírni a könyvet), amelyeket hát sosem lesz kedved elvégezni, akkora munkát jelentenek.
Digitálisan ugyanez a helyzet, felhő meg elméleti okoskodás jobbra, vagy balra, még jobban keverheted a kártyákat, mint papíron, annak összes előnyével és hátrányával együtt. (Pl.: Todo appban határidők és prioritások, Naptár appban bejegyzések időtartam nélkül)
Az én javasalatom mégis az, hogy állíts fel magadnak egy rendszert, használj együtt listákat és naptárat, használd ki mindkét rendszer előnyeit, netalántán kombináld őket a megfelelő módon!
Nem tudom neked a Szent Grált prezentálni, a dolog attól függ, hogy Neked mi van a fejedben, melyek a céljaid, mit akarsz elérni az életben, hogyan akarsz kiteljesedni karrier, vállalkozás, vagy akár család-ügyileg.
Todo= Taktika, Naptár= Stratégia.
másképpen:
Todo = Teendők, Naptár = Események.
Viszont hogy ne egy ilyen orbitális nagy kérdőjel jöjjön a cikk végére, tömören összefoglalnám az én rendszerem.
Az én rendszerem
Naptár
A napi munkában a Microsoft Outlook naptárjában tervezem a napjaimat: Vannak naponta, hetente, havonta, vagy ritkábban ismétlődő időtartamok, melyek ki vannak blokkolva (le vannak foglalva), több különböző esemény előfordulásának céljából:
- a saját, kulcsfontosságú projektjeim, amibe időt kell tenni, amivel foglalkoznom kell, nincs mese
- fixen előre betervezett megbeszélések, melyek a projektjeimhez fontosak (vagy is másoknak fontosak lehetnek, akiknek a támogatása pedig lehet hogy az projektemhez szükséges. :D)
- az e-mail-ek kezelésére ki van foglalva napi 3 hosszabb-rövidebb időszakasz
- munkakezdés, munka végzésének időtartama (tehát a meló előtti órák ki vannak foglalva, és az az utáni is) – ez fontos lehet, ha valaki globális skálán dolgozik több időzónát is érintve
- ebédszünet – ami nap mint nap áldozatául szokott esni más tevékenységeknek
- ezen felül pedig van még egy „egyéb” nevű foglalás, amit azért az időt azért tartok fent, hogy olyan dolgokkal tudjak foglalkozni, melyek időt igényelnek, fontosak, de előre nem tervezhetőek.
Az utolsó pont furcsán hat, viszont mivel mások is látják a naptár foglaltságát (azt hogy mivel foglalt a naptár, nyilván nem – azt csak a főnököm látja, éppen úgy ahogy én is a beosztottjaim naptárjait) és a maradék idővel ők rendelkeznek nálam, ha nincs ez a biztonsági ráhagyás, akkor bizony bele lehet szaladni olyan napokra, amit az ember nem szívesen kíván magának.
A nem munka-jellegű dolgaim Google Naptárban (Google Calendar) vannak nyilvántartva, lényegesen könnyedebb struktúrában, de blokkosítás itt is van: Ha utazok, ha találkozóim vannak, vagy éppen napi-heti szinten pedig a főbb tennivalók blokkosítva mindig be vannak jegyezve: tudom és tervezem, hogy mikor vagyok a a családdal (csak hogy a legfontosabbat említsem – még ha ez furcsán is hangzik), mikor nem ülök a képernyő előtt, a hét mely napján ülünk le megnézni egy filmet, és nem utolsó sorban, hogy mikor írok blogbejegyzést – mint például amit most olvasol.
A feleségem szintén használja az applikációt, oda-vissza meghívjuk egymást a fontos blokkokra, vagy például amikor közösen kell valahol ott lennünk – például a gyerekeket visszük előre időpontra orvoshoz. (Ismerek olyan családokat, melyek egy saját közös „virtuális” családi naptárt használnak, ahova beírják a közös programokat…)
Mondanom sem kell, hogy bármelyik „rendszerről” legyen is szó, megtekinthetőek, könnyen kezelhetőek PC-n, webböngészőben, Windowsra, iOS-re, vagy Androidra készített appokkal, és a felhőben lévő közös adatbázisba dolgoznak, ezáltal ha a telefonomon bármit bejegyzek, akkor az számítógépen nézve is automatikusan meg fog jelenni.
Nosztalgikus pillanatokban bármikor vissza lehet nézni, hogy egy bizonyos helyen mikor programoztunk, vagy hogy éppen egy bizonyos időszakban utaztunk-e valahova.
Az e-mailek
Mit keresnek itt az e-mailek? Az e-mail munkaeszköznek minősül, még a munkán kívüli rutinjaim között is. Ha valaki szeretne velem valamilyen témában kollaborálni, akkor arról első körben e-mailt küldjön, ne WhatsAppon irkáljon.
A megfelelő e-mailezési rutin beilleszthető a kombinált naptár és todo-rendszer közepébe, nem kis mértékben segítve a felesleges zavaró tényezők kiiktatását. Erről a részről nem akarok sokat írni, hisz már született több bejegyzés is a témában
A lényeget kiemelném, az e-mailek kezelésekor, az első megnyitásnál:
Ha a levél olyan, amivel több időt kell hogy eltölts, pl.: egy érdekes cikket kaptál [aminek elolvasására rá akarod szánni az időt], vagy a levélben lévő adatok alapján egy feladatot kell elvégezned (lényeg hogy nem 1-2 perces dologról van szó), akkor valamilyen úton-módon meg kell jelölnöd
https://envisioner.hu/hatekony-e-mail/
Az idézett bejegyzés későbbi részében kiderül, hogy a megjelölés az én esetemben egy teendő felvételét, vagy egy naptárbejegyzés felvételét jelenti az erre alkalmas appokban.
Arra azért figyelni kell, hogy ne az e-mail fiókod legyen a todo-listád, mert akkor lényegében másoknak dolgozol, és nem magadnak!
A teendők
Ha még nem olvastad, akkor az következő bejegyzést ajánlanám figyelmedbe: A tennivalók 3 fő típusa
A céges teendőim kezelésére az Outlook „Task manager” funkciójából vagyok éppen átköltözőben a Microsoft Planner és Todo, valamint Teams irányába.
A privát jellegű teendők kezelésére a Todoist nevű alkalmazást használom: legyen szó akár a kávégép rendszeres karbantartásáról, egyszer jó lenne elolvasni típusú cikkek gyűjtéséről, utazások előtti összepakolós listákról, cikkötletekről ehhez a bloghoz, vagy a financiális helyzetemre, családi életemre, karrieremre kiható tennivalókról, melyeknél a konkrét időpont és időtartam belövése valamilyen oknál fogva nem lehetséges.
És igen, jön a szürke zóna: próbálom a teendőim kategorizálni témák szerint, több olyan lista van, ahol határidőket állítok be, rengeteg teendőt folyamatosan „újra kell tervezni”, de összességében imádom a napokat, mikor sok dolgot ki tudok húzni egymást követően.
Tomival Todoistben listázunk sok mindent az ezzel az oldallal kapcsolatos teendők közül, itt kártyanézetek, és listanézetek, prioritások, határidők, megosztások, jegyzetek, mellékletek, és alteendők egyaránt a segítségünkre vannak.
A naptáramban pedig van idő lefoglalva arra, hogy a todo listámon keletkező tevékenységekkel foglalkozni tudjak, ez mindkét rendszerre igaz.
Azt pedig mondanom sem kell, hogy pontosan ugyanúgy, mint a naptárnál, bármelyik „rendszerről” legyen is szó, a teendők könnyen felvihetőek, kezelhetőek PC-n, webböngészőben, Windowsra, iOS-re, vagy Androidra készített appokkal, és a felhőben lévő közös adatbázisba dolgoznak, ezáltal ha a telefonomon bármit bejegyzek, akkor az számítógépen nézve is automatikusan meg fog jelenni, és ez persze ellenkező irányban is épp így van.
És az integrációk? E-mailből két kattintással tudok teendőt vagy naptárbejegyzést készíteni, teendőből 2 kattintással tudok értesítést/megosztást generálni, a naptári bejegyzésből, vagy az alapján játszi könnyedséggel tudok todo listát gyártani, vagy e-mail-kommunikációt kezdeményezni.
Sőt, ha akarom, akkor a naptárban látom az aznapi teendőket (igen a tetején időtartam nélkül :D), és hangvezérléssel tudok hozzáadni (angolul) bejegyzéseket a naptárhoz, vagy akár a todolistához is.
Összegzés
A legjobb, ha felállítunk magunknak egy rendszert, és eszerint cselekszünk.
Legyél digitális, és hagyd magad mögött a papírt, ez talán az egyik legfontosabb dolog. Válts felhő alapra, ez talán a második. Ha ezekkel megvagy, akkor már fél siker. ha elhagyod a telefonod, nem vész minden. (Volt már olyan hogy elhagytad „Az egyetlen” határidőnaplódat?)
Ezt követően használd a todo-kezelő, appok adta lehetőségeket a listázható, és időtartamban nem meghatározható dolgok összeírásához, a nagy projektek részfeladatokra történő lebontásához, mellette pedig használj naptár applikációt az eseményekhez, vagy a nagyobb horderejű, összpontosítást, vagy más emberekkel történő együttműködést igénylő dolgok lebonyolításához.
A fent listázott előnyök, hátrányok, és az én rendszerem példája csak egy minta, szabd testre őket saját szájízed szerint, és kapcsolj magasabb sebességi fokozatba a produktivitásodat, és életviteledet illetően.
Ha látsz a témában potenciált, akkor javaslom, hogy mindenképp olvasd el a cikkben linkelt blogbejegyzéseket, ha pedig a tettek mezejére lépénél, de bizonytalan vagy a programok használatát illetően (Todoist és Google Naptár) akkor az envisioner Tech-Hub-ban találsz róluk videótréninget sok más, cucc mellett.
