Ha erre az oldalra tévedtél, akkor elképzelhető, hogy hallottad már a manapság divatos, már-már misztikumba burkolózó kifejezést: virtuális asszisztens.

A kifejezés (egyidejűleg természetesen a tevékenységgel) az utóbbi időben, részben a koronavírus okozta elbocsájtások, illetőleg a „dolgozzon-mindenki-otthonról” szemlélet miatt kiemelten divatos lett, és mivel vannak akik csak hírből hallottak a dologról, meglehetősen sok különböző értelmezés kapott szárnyra.

Feladatok átadása a.k.a. kiszervezés

Egy cég, egy vállalkozó, vagy akár egy magánember életében van az a pont, amikor ráébred arra, hogy olyan tevékenységeket is el szükséges végeznie, amelyeket más is könnyedén el tudna végezni helyette a megfelelő/kielégítő minőségben.

Egyszerűen szólva a feladatok egy jó nagy része átadható, avagy a feladatok a megfelelő folyamatok kialakítását követően egyre inkább átadhatóak, kiszervezhetőek lesznek, ez az átadás pedig több módon is történhet: egy külön blogbejegyzésben foglalkoztam a témával korábban Így vegyél magadnak időt bagóért címmel.

Így vegyél magadnak időt bagóért

Lényeg: a feladatokat elvégző fél támogatja a feladatokat meghatározó felet céljainak könnyebb/szebb/jobb/gyorsabb/hatékonyabb elérésében.

Ki nem virtuális asszisztens?

Klasszikus értelemben véve a virtuális asszisztens nem egy internetes segédeszköz (mint pl. a Magyar Telekom Vandája), és nem is egy kizárólag adminisztratív asszisztens, akiről azt gondoljuk hogy titkár(nő)-szerűen képes napi dolgainkhoz hozzákottyantani (kávéfőzés, ebédrendelés) valamit.

Bontsuk le a túlmisztifikált (virtuális) asszisztens fogalomkört

Az asszisztens nem más, mint az előzőekben említett, bizonyos feladatokat más megbízásából elvégző fél, aki alapjában véve egyszemélyes üzemmódban működik, ezért is hangzatos asszisztensnek, támogatónak hívni. (Vannak persze asszisztenciát azaz asszisztens szolgáltatást biztosító cégek is.) Azt is mondhatnám, hogy végülis minden tevékenység asszisztenciának számít, ami által egy A fél segít B félnek valamit elvégezni.

Az asszisztens által végzett tevékenységek a mai modern világban (a feladatok jellegének függvényében természetesen) gyakran távolról, az online éteren keresztül (világháló) fizikai jelenlét és érintkezés nélkül kerülnek elvégzésre, ezáltal érkezünk meg a virtuális jelzőhöz.

Mihez kell egyáltalán egy VA-nak érteni?

Ahhoz, hogy erre a kérdésre válaszoljunk, el kell gondolkozzunk néhány alapvető felütésen:

1. Általános, személyes, vagy szakirányú asszisztenciát kívánunk nyújtani?
2. Mely témá(k)ban, minek a szakértőjeként szeretnénk tudásunkat kamatoztatva mások segítségére lenni?
3. Segítségnyújtásunk jogviszonya, státusza, és az ehhez szükséges elemek
4. Eredményes működéshez szükséges technikai tudás, szoftverek, appok

Így is elkezdheted: általános és/vagy személyes asszisztencia

Manapság már végtelen mennyiségű témában lehet virtuális asszisztensként közreműködve másoknak segítséget nyújtani. A személyes asszisztenciát nem hiszem, hogy be kell mutatnom, a levelezés és naptár kezelésétől kezdve találkozók, foglalások, és utazások szervezésén át a házastársunknak történő virágküldésig a témák végtelenek.

Tim Ferris – 4 órás munkahét c. könyvében hosszú oldalakon át ismerkedhetsz annak gondolatával, hogy mit jelenthet az egy egyénnek, ha megpróbálja a dolgait minél inkább kiszervezni, akár még a személyes dolgokat is, mint amilyen az említett virágküldés is.

(Ha érdekel a könyv bővebben, akkor az egyik megvásárlásával kapsz egy bónuszt, amiért cserébe 99 Ft-ért lehetsz Tudástárklub-tag 1 hónapig, ott pedig megtalálod a Tim Ferris könyv 40 perc alatt feldolgozható verzióját)

Általános asszisztenciaként gondolhatunk például a következő dolgokra:

adatrögzítés, partnerekkel történő egyeztetések, kimutatások, elszámolások, táblázatok készítése, nyilvántartások vezetése, prezentációk készítése, blogbejegyzések publikálása, fotók, kreatív képek, grafikák szerkesztése, webáruház termékeinek feltöltése, social media oldalak kezelése , mint pl.: facebook oldal, instagram profil, Facebook csoport admin feladatai, közösségi média kommentjeinek és moderációja, válaszolás messenger és whatsapp üzenetekre, árajánlatok bekérése / készítése, szöveg gépelése írott anyagból, vagy hanganyag alapján, szövegszerkesztés, szöveg helyesírásának ellenőrzése, internetes adatgyűjtés, állásra jelentkező pályázatok összegyűjtése, előszűrése, hivatalos levelek megírása, kisebb rendezvények-, csapatépítő tréningek szervezése – csak hogy néhányat említsünk.

Ezekben közös, hogy nem igényelnek alapvető tudásnál magasabb kvalitásokat, ezért ebben a szegmensben a verseny is nagyobb – nyilvánvalóan.

Szakértelem

Nem lesz számodra meglepő, hogy ha van valami olyan szakértelmed, ami másoknak sokat/többet ér, mint az általános asszisztencia, és a kedvességed együttvéve, akkor az egy portábilisabb koncepciót tesz lehetővé, méghozzá azért, mert nem lehetséges boldog-boldogtalannak kiszervezni az adott feladatot, csak olyan speciális személyeknek, mint Te.

Ha Te social media és online marketing guru vagy, és nem csak az oldalakat tudod kezelni, hanem Google Ads és Facebook hirdetéskampányokat tudsz kezelni, értesz a hírlevelező rendszerekhez (Mailchimp, SalesAutopilot, ActiveCampaign), tudsz weboldalakat készíteni (WordPress, Wix, stb), képes vagy keresőszó-optimalizálni honlapokat, szövegeket írni, és még hosszan sorolhatnám – akkor te Online Marketing asszisztensként / szolgáltatóként bizony jóval nagyobb zsét tudsz leakasztani, mintha csak egy adatrögzítéssel foglalkozó általános asszisztens lennél.

Ha az Excel a szíved csücske, netalántán a kisujjadban van a VBA makrók programozása is, akkor megint nem kérdés, hogy hogyan tudod beárazni magad a piacon.

Ha profi vagy képszerkesztésben, videóvágásban, effektezésben, montírozásban, akkor egészen más célpiacok számára, egészen más témákban tudsz segítséget nyújtani, szintén emelkedett árszinteken.

Ha ujjadban vannak a munkaügyi jogszabályok, mérlegképes könyvelő vagy, kened-vágod a pénzügyi kontrollingot – nem csak alapszinten, az döntő mértékben fogja befolyásolni, hogy mivel tudsz mások rendelkezésre állni, és hogyan tudod segítséged a felső ársávban másokkal elismertetni.

Az agysebész nyilván többet keres, mint a háziorvos. Talán ennél nem lehet egyszerűbben leírni a dolgot.

Nem kell még 8 példát felsorolnom ahhoz, hogy megértsd: az, hogy mihez értesz, mivel tudod mások problémáinak gyorsabb, szebb és könnyebb megoldását szolgálni, nyilvánvalóan jelentős mértékben fogják az eredményeid meghatározni.

Száz szónak is egy a vége: nincs behatárolva pontosan, hogy mit csinál egy virtuális asszisztens. Helyzettől függően, egy szintet megütve a virtuális asszisztencia, azaz vállalkozástámogatás már-már a klasszikus kiszervezésként ismert fogalommal egyenértékű.

A jogviszony, és a státusz

Teljes munkaidőzni akarsz, vagy részmunkaidőzni? Egy partnerrel szeretnél dolgozni több dolgon, vagy több partnert szeretnél támogatni párhuzamosan akár különböző témákban?

Ha elmennél valahova asszisztensnek alkalmazottként, akkor lényegében sok dolgot a munkaadódra bízol, az ebben a bejegyzésben is emlegetett elmélet alapján az ő kezében lesz a Te napi feladataidnak a koordinálása, ő fog Neked delegálni, téged mérni, és adott esetben a munkádat ellenőrizni.

Egészen mást kíván, ha egyéni vállalkozóként akarsz kilépni a VA-k piacára, netalántán alkalmaznál szívesen másokat, hogy ők segítsék asszisztensként a partnereidet.

Vannak azonban törvényileg korlátozó tényezők is a jogviszonyt illetően: katás vállalkozóként a bújtatott alkalmazotti jogviszony elkerülése érdekében nem dolgozhatsz egyetlen partnernek, csak hogy a legfontosabbat említsem. Ebből kifolyólag nem vagy meglepődve ha azt mondom, hogy a bevételeidnek csak egy korlátozott százaléka származhat éven belül ugyanazon partnertől.

Vállalkozás indításának esetén, ha megbízásos alapon szeretnél működni, akkor bizony előkészületként bőven van, amit a tejbe kell aprítanod, Szabó Ági Virtuális Irodaház Workshopjának a témalistája nagyon jól foglalja össze, hogy mivel is kell számolnia annak, aki egyéni vállalkozói VA karrierbe szeretne fogni, az ő listájának esszenciáját kivonatolnám itt a következő bekezdésben.

Az alábbiakra lehetőségként gondolj, amennyiben kacérkodsz annak gondolatával, hogy VA-karrierbe vágod a fejszédet.

Azon túl, hogy érdemes tisztában lenned online vállalkozástámogatói munka sajátosságaival, a piaci körképpel, a pálya nehézségeivel, számolnod kell jogszabályi megfelelőségekkel, képbe kell hoznod magad a vállalkozás indításának gyakorlati lépéseiről, a szükséges anyagi, tárgyi feltételekről.

Érdemes képbe kerülnöd árképzéssel kapcsolatban, működési tervet kell készítened, ismerned kell a konkurenciádat.

Tudnod kell bemutatni a szolgáltatásaidat, ráadásul ha magadnak tudod összerakni az online megjelenésed, valamint az ügyfélszerző marketing gépezeted, és jó a mondókád, jó szövegeket tudsz írni, az mindenképp sokat fog segíteni.

Végül, de nem utolsó sorban pedig ha könnyen megérteted magad másokkal, ha jó vagy panasz- és reklamációkezelésben, az időddel pedig hatékonyan tudsz gazdálkodni, akkor egy elég jó csomaggal állsz elébe a nagybetűs vállalkozói létnek – virtuális asszisztensként is.

Az eredményes működéshez szükséges technikai tudás

A technikai tudást 5 csoportra bontanám:

Értened kell azokhoz az eszközökhöz, amelyek egyáltalán lehetővé teszik a virtuális munkát. „Nem hátrány”, ha van egy magabiztos számítógép-kezelői-felhasználói tudásod, mert ugye ez az egész nem mindig fog a mobilodon keresztül menni. Általános irodai szoftverek alapszinten, Gmail, naptárak, Google Meet, Microsoft Teams, vagy Zoom, és társaik – enélkül nehéz lesz labdába rúgni, ezekkel mindenképp érdemes elkezdened mielőbb megismerkedni. Állítom hogy akkor is, ha nem is akarsz VA lenni.

Minél jobb vagy bizonyos szoftverek, megoldások használatában, annál könnyebben fogod tudni szakértőként pozicionálni magad bizonyos irányokban, és annál nagyobb értéket tudsz adni megbízó(i)dnak, és annál nagyobb javadalmazásban tudsz részesülni. Erősebb tudás táblázatkezelésben (Excel), képszerkesztésben (Canva, Photoshop), online marketingben (Facebook, GoogleAds, és egy adag, fent már felsorolt szoftver), a teljesség igénye nélkül.

Ha saját magad vállalkozol, és a nyakadba veszed a vállalkozás indításával kapcsolatos dolgokat, akkor költséghatékonyság címszó alatt előnyödre fog válni, ha össze tudsz rakni egy weblapot (WordPressben, pl), van némi közösségi médiás marketing tudásod (Facebook hirdetések), értesz kicsit a hírlevél-automatizáláshoz (pl. SalesAutoPilot), nem rettensz el egy számlázóprogramtól (Számlázz.hu), csak hogy a fontosabbakat említsem meg.

A szakértelem magáért beszél: Ha bármiben professzionális vagy, akkor értelemszerűen az adott célterülethez és annak egy vagy több szoftveréhez nagyon értesz. Egy webfejlesztő például lehet, hogy php-ben és javában programoz, egy könyvelő vagy bérszámfejtő a KulcsSzoft-cég megoldásaiban lehet akár járatos, míg egy gyártást végző cégeket támogató ellátási lánc szakértő lean-szimulátorokban, vagy integrált ERP-vállalatirányítási rendszerekben (Libra, SAP, Parola Parman) van leginkább otthon.

Na igen, de itt már olyan dolgokról van szó, ami inkább teljes munkaidős szakértőként való alkalmazást, vagy inkább grandiózus projekteket visz véghez, ez már a virtuális asszisztenciának az a vége, ami már több, mint testőr asszisztencia.

Legyél azonban bármelyik szinten is, ha célod az eredményes, optimális és hatékony működés, akkor szükséged lesz a szakértelmet biztosító szoftverek ismerete mellett azokra a megoldásokra, amelyek lehetővé teszik, hogy kiemelkedj a többiek közül, és olyan együttműködési képességekkel ruháznak fel, melyek segítségével lesz igazán meghatározó a szereped a piacon.

A teljesség igénye nélkül, ilyen eszközök és megoldások példaképp:

• Felhőalapú fájlkezelés (OneDrive, GoogleDrive)
• Kollaboráció (TeamViewer, Google Remote Desktop, Slack, Google Naptár)
• Teendőkezelés és projektmenedzsment (Trello, Todoist, Asana, Monday)
• Személyes hatékonyság (OneNote, Evernote, Doodle, Snagit),
• Biztonságos jelszókezelés (Lastpass, 1Password, Bitwarden)
• Időmenezdsment (Clockify, Timesheet.io)
• CRM szoftverek (MiniCRM, Airtable)
• Online marketing A-Z-ig (SalesAutoPilot, Mailchimp, ActiveCampaing)

Szívesen tudnál meg többet az egészről?
VA karrierre adnád a fejed?

Ezeket javasoljuk számodra:

,