Nem lep meg, ha a Te postafiókod is úgy néz ki, hogy vannak benne régi és új, olvasott és olvasatlan, lényeges és kevésbé fontos e-mailek, hírlevelek, számlák, értesítők, és még sorolhatnám: alaposan bekeverve, ráadásul többezres számban, nem csak pár darab. Ember legyen a talpán, aki egy ilyen szituációban el tudja dönteni, hogy mely dolgok élveznek elsődleges prioritást, mivel is kellene elsőképp foglalkozni!

Már ha te a postafiókodra munkaeszközként tekintesz. Az is lehet hogy szimplán csak zavar a fent leírt állapot. Ha elég nagy a káosz, akkor eljuthattál már oda, hogy azt mondd, ELÉG, rendet a postafiókomban! Ebben a bejegyzésben ennek mikéntjében akarok Neked segíteni.

A rend ez esetben azt jelenti, hogy, az marad csak a beérkező levelek között, aminek tényleg muszáj és dolgunk van vele (vagy még az sem – lásd a bejegyzés végét), és amikor belépünk a postafiókunkba, nem tódul az arcunkba kért vagy kéretlen már megérkezett reklámlevek sokasága – emellett viszont ha valami korábbi e-mailre van szükségünk, akkor könnyen és egyszerűen meg tudjuk találni. Harmadsorban lehetővé tesszük egy hatékony e-mailezési rutin kialakításának lehetőségét személyes hatékonyságunk növelésére.

(Ha a priorizálás és a hatékonyság szükségessége kérdésként merül fel benned, akkor ajánlom figyelmedbe a következő bejegyzést: Amit nem tudtál eddig a hatékony e-mailezésről)

Mivel sokan használnak manapság Gmailt, ezen keresztül fogunk példálózni, de fontos tudni, hogy a bemutatott módszer igazából számos különböző levelezőrendszerben hasonlóan kivitelezhető, a lépések kicsit különböznek az itt leírtaktól.

A rendrakás első lépése az lesz, hogy eltakarítjuk a színtérről (beérkező üzenetek mappából és vagy a postafiókunk egészéből) azokat a dolgokat, amire nagy valószínűséggel nem, vagy csak minimálban lehet szükségünk a későbbiekben, azaz archiválunk.

Az archiválásról

Az archiválás az én olvasatomban azt jelenti, hogy egy olvasatlan / megválaszolatlan / vagy már elintézett levelet – a későbbi nyomonkövethetőség érdekében nem törlünk, hanem „elteszünk” a szem elől egy olyan helyre, ahol igény esetén később is rátalálhatunk. Na ez a hely az archívum.

A papír irataiddal sem csinálsz mást ha jobban belegondolsz, a cégek sem a legforgalmasabb irodában őrizgetik a régi papír számláikat, szépen egy előre meghatározott rendszer szerint eldobozolják őket, archiválnak (Ideális esetben). A digitális archívumban természetesen az a jó, hogy onnan sokkal gyorsabban ki lehet keresni bármit. De a digitális kontra analóg témába ebben a posztban már belementem egyszer. 🙂

Aki Gmailt használ, észre vehette már a levelek feletti menüben található „Archiválás” gombot:

Gmail levelezőrendszerben alapbeállítás esetén van egy olyan „mappánk” hogy „Beérkező levelek”, illetőleg van egy olyan mappa, hogy „Összes levél”. Ha egy levelet archiválunk, akkor a beérkező levelek közül eltűnik, az összes levél között viszont megtalálható továbbra is.

A gond csak az, hogy míg amikor az irodából kiküldjük archiválásra a nem fontos papírokat akkor hely szabadul fel, addig a Gmail esetén mikor archiválunk, az nincs ráhatással a szabad tárhelyünkre. Sz.r kimondani, de hiába archiválunk Gmailben, nem lesz több szabad tárhelyünk az új levelek számára. Néhányaknak ez problémát okozhat, viszont vannak akiket nem érint drasztikusan.

Archiválás igazán és okosan – „offline” archiválás

Akár probléma ez neked, akár nem: ekkor jöhet szóba az offline archív készítésének lehetősége, amire erre a posztban én úgy fogok hivatkozni, hogy „Offline Archiválás”. Ekkor lényegében letöltöd a leveleidet egy archív fájlba, és a szerveren (tehát a Gmail fiókodban) lévő másolatokat törlöd, ezáltal a Gmailben helyet szabadítasz fel. Ez a megközelítés áll igazából közel az klasszikus fizikai archiválás fogalmához. Erről amúgy itt egy poszt, ahol megértheted az offline archiválás módszerének előnyeit-hátrányait, és a posztban leírt útmutató alapján lépésről lépésre akár Te is létrehozhatod saját offline archív fájlodat.

Az offline archiválás mint olyan azért nem feltétlen 100%-ig offline: Azért nevezem offlinenak, mert abban a pillanatban, amikor az archivált (letöltött) leveleket eltávolítod a Gmail fiókodból, az archív fájlodat valójában egy dvd-re is kiírhatnád, és a fiókba is tehetnéd. Ma azonban vannak már sokkal jobb lehetőségek, elhelyezheted egy olyan helyen is az „offline” fájlodat, ami által hozzáférsz a leveleidhez bárhonnan a világon (csak nem a Gmail fiókodon keresztül.)

Ha van tudomásod arról, hogy a Gmailbe be lehet kötni külső adatfájlt egy bármilyen más szerverről, akkor kérlek jelezd üzenetben, mindazonáltal én ilyenről nem tudok.

Kezdjük el!

Ha megismerkedtél a másik posztban az offline archiválás mikéntjével, akkor nézzük meg, hogy hogyan hasznosíthatnád a postafiók tisztára takarítási akciód keretei között.

Ha engem (Attila) kérdezel, én offline archiválással indítanék: függetlenül attól, hogy a leveleid kategorizálod és címkézed vagy sem, függetlenül attól, hogy inboxban (Beérkező üzenetek mappa) vannak vagy sem, választanék egy 1-2 évvel ezelőtti január 1-et, és mindent amit ezelőtt kaptam letennék egy offline archívumba a PC-mre (adott eseteben NAS-omra!). (Ezt így kell, már említettük a dolgot.)

Ha ez az archív fájl megvan, akkor erre keresztet vetnék (igény esetén ki tudnék belőle bármit keresni), de nemes egyszerűséggel nem invesztálnék túl sok időt abba, hogy a régi leveleim válogassam.

Persze nem kötelező így csinálni, de szerintem ha Te 2020. júniusáig nem kezdtél semmit azokkal a levelekkel, amelyeket 2019. január 1. előtt kaptál, vagy kezdtél velük bármit, de ma már nem relevánsak a napi dolgaid szempontjából, akkor feleslegesen 1, vannak szem előtt 2, foglalják a tárhelyet. 3, Ha több ezer ilyen levél van, és ki kellene őket válogatni, akkor horrorisztikus ideig tartana a dolog – mit nyernél az egésszel, miben lennél MA eredményesebb ezáltal – a „tiszta & friss & száraz” érzést leszámítva?

Persze azt is megteheted, hogy fátylat a múltra – mondod, és minden eddig kapott leveled átadsz a múltnak (archiválsz), ezáltal egy tiszta és üres postafiók tulajdonlásával folytatod holnaptól – előny: válogatásra (következő utáni pontunk) nem lesz szükséged.

(Ha persze nagy számban vannak olyan titkok a régi leveleid között, mint például egy rejtett kincsesláda koordinátái, vagy a kód, amivel ki tudod ezt nyitni – akkor nem tudod megcsinálni, hogy lesz.rod a régi maileket. De kérdezem én, hogy akkor eddig miért sz.rtad le őket?! 😀 És Mi lesz rosszabb, ha ezután sem foglalkozol velük? Na ugye hogy semmi? :))

Archiválni igazán viszont nem kötelező! Ha a Gmailedben 3 GB foglalt mindösszesen a 15 GB-ból, és ez téged nem zavar, illetőleg az sem zavar hogy az e-mailek a Gmailes archívumban maradhatnak (Összes levél menüpont), akkor nem kell ezzel résszel foglalkoznod. Ebben az esetben, te a sima egyszerű archiválást fogod használni, méghozzá akkor, amikor a leveleid válogatod, kezeled. (Az előző pontban volt róla egy képernyőmentés, hogy hol találod a gombot Gmailben.)

Sőt, csinálhatsz egy új postafiókot is, és akkor a régi levelekkel egyáltalán nem kell foglalkoznod. 🙂 Az én olvasatomban ez nem opció.

Mielőtt azonban eldöntenéd hogy archiválni fogsz-e igazán (tehát a fájl letöltős módszerrel) vagy sem, javaslom hogy olvasd végig a bejegyzést, mert ha nem archiváltad le igazán a postafiókodat, vagy learchiváltad igazán, de csak egy részét, akkor a mailbox még vélhetően tele van levelekkel, és át kell bizony nyálazni a postaláda beérkező üzeneteket tartalmazó mappáját, ehhez is adok tippet a lentiekben.

Lényeg: Döntés előtt állsz. Archiválást követően, minden egyes postafiókban maradt e-mail-ről döntést kell hoznod. Mielőtt döntést hozol, három fontos dolgot kell észben tartanod:

Leiratkozás és spamnek jelölés

Postaládád a jővőbeli tisztántartására rendkívül nagy hatással lehetsz már a rendrakáskor, ha törlés és archiválás esetén elgondolkozol: az adott típusú hírlevélről le lehetne-e iratkozni? Ez a tisztábbik út. Amennyiben ez valamiért nem lehetséges, akkor érdemes lehet spamként (azaz kéretlen reklámlevélként) jelölni az adott levelet. (Nyilvánvalóan az ennek az értelme, hogy kevesebb ilyen és ehhez hasonló hulladékot fogsz potenciálisan megkapni a beérkező levelek mappádba, amivel foglalkoznod kell).

Oda kell azonban figyelni kell azonban spamnek jelölésnél: Ha Te a bookline.hu hírleveléről nem leiratkozol, hanem megjelölöd kéretlen reklámlevélként, akkor simán belefuthatsz egy olyan szituációba, hogy új könyv rendelése esetén a megrendelési visszaigazolásod, vagy a szállítással kapcsolatos információk is a reklámlevelek mappában landolnak. Ezért javaslom én elsősorban inkább a leiratkozást, mint a spam-nek jelölést.

Mappázás és címkézés

Minden levelezőrendszerben tudsz mappázni, címkézni, kategóriákba rendezni. Akár az újonnan érkező, akár már archivált leveleidet nézed, van lehetőség arra, hogy kategorizáld a dolgokat. Itt az envisioner.hu és kétfelé oszlik:

Attila ma már nem címkéz, és nem mappáz, és azt az elvet vallja, hogy a Gmail keresője tökéletes, és a megfelelő kulcsszavak használatával gyorsabban megtalálhatsz bármit, mintha mappákban kezdenél keresgélni. Egy új Gmail fiók regisztrációja esetén van egy alap, automatikus címkézés (promóciók, közösségi, frissítések, fórumok), én még ezt a fajta kategorizálást is kikapcsoltam.

Tomi ezzel ellenben él-hal a mappázásért és csillagozásért, mert nagyon egyszerűen áttekinthetővé válnak azok a beérkező levelek, amelyekkel teendője van. A Gmaiben egy spécin kialakított kezdőlap fogad (több postaláda típus), ahol látszanak a beérkező levelek és a csillagozott levelek is. A hatékony e-mailezésről szóló posztunkban Tomi részletesebben is bemutatja, hogy mire is gondolt pontosan.

Mappázni és címkézni egyébként – ahogy rájöhettél nem kötelező, egyénenként változó, hogy az archívumodat, vagy az új leveleket is kategorizálni, csoportosítani szeretnéd-e. Ha Neked ez megnyugvást ad, akkor a lehetőség adott. A másik fontos dolog, amit észben kell tartanod válogatás előtt, az a hatékony levelezésről szóló bejegyzésünkben is bemutatott metódus:

A tökéletes négyes koncepciója

Azért hívom így, mert lényegében ez a négy pont határozza meg, hogy mit tudsz csinálni egy e-mail-lel (de lehetne ezt bármi másra is vonatkoztatni) abban a pillanatban, amikor hozzányúlsz. (Hozzányúlsz: Megnézed, hogy kitől jött, mi van benne, stb).

1 – Azonnali törlés – lényegtelen dolgok, melyekre később sem lesz szükséged (pl.: kuponbrigád heti hírlevél). Azonnali törlés előtt gondolkozhatsz el a leiratkozás / spamnek jelölésen.

2 – Archiválás – olyan üzenetek, melyekre még később szükséged lehet, de aktív teendőd a dologgal nincs (pl.: repjegy vagy vásárlás visszaigazolás, stb). Archiválás előtt is elgondolkozhatsz a leiratkozáson, vagy a spamnek jelölésen.

3- Azonnali megválaszolás/intézkedés, de csak akkor, ha ez 2 percen belül kivitelezhető. Ez azt feltételezi hogy mondjuk 3 klikkel be tudsz diktálni egy mérőóra-állást (ez esetben egy mérőállás leolvasás – értesítő mondjuk a levél amit kaptál), vagy 2 rövid mondatban meg tudod válaszolni az adott kérdést, amit feltett valaki. Ha megválaszoltad/elintézted -> azonnali archiválás (vagy törlés)

4- Ha a levél olyan, amivel több időt kell hogy eltölts, pl.: egy érdekes cikket kaptál, vagy a levélben lévő adatok alapján egy feladatot kell elvégezned (lényeg hogy nem 1-2 perces dologról van szó), akkor valamilyen úton-módon meg kell jelölnöd. (Erre a kategóriára később még visszatérünk)

Én hiszem azt, hogy nincs 5 pontja a koncepciónak. Ha Te mégis úgy gondolod, akkor dobj egy mailt, kíváncsi vagyok a véleményedre – ahogy írtam a másik bejegyzésben is.

Mindazok után, hogy ezeket a pontokat átbeszéltük, nézzük mostmár meg, hogy hogyan tudod egyenesbe hozni az e-mail fiókód.

Első körben szegmentált válogatás

Tehát az eddig tárgyalt elméletrendszerrel a fejünkben, az igazi archiválást követően (amennyiben volt rá szükség), ha nem lett üres a beérkező levelek mappánk, akkor bizony neki kell vágni a válogatásnak. Kemény dió lesz, de megéri.

Nem szabad ész nélkül hozzáállni a válogatásnak: Az én javaslatom az, hogy első körben szegmentáljunk. Én úgy csinálnám, hogy mondjuk tárgy vagy feladó alapján elkezdeném szűrni a beérkező üzenetek mappa tartalmát a speciális keresés menü használatával, ezáltal lehet hogy nem egyenként tudsz a levelekről döntést hozni, hanem csoportosan, ezzel időt spórolsz magadnak, az bizonyos.

A képeken szereplő példában mind a 4 instagramtól kapott levelet kijelölve egy lépésben van arra lehetőség, hogy 1, töröljünk, 2, archiváljunk (címkézzünk, kategorizáljunk, áthelyezzünk másik mappába) 4, olvasatlanként jelöljünk vagy csillagozzunk – mondván hogy ezekkel még dolgunk lesz.

A favágó munka

Ha az előző pontban említett szegmentált válogatást következetesen csinálod, akkor el fog jönni a pillanat, amikor már nem tudsz keresgetni, szűrni tovább se feladóra, se semmire, végig menni az inbox tartalmán, és bizony egyenként kell eldönteni, hogy mit csinálj a levelekkel.

Ha szerencsés voltál, akkor csak néhány ilyen levél lesz, rosszabbik esetben viszont sok. Erre sajnos nincs varázsmegoldás, én csak sok szerencsét tudok kívánni hozzá, mielőtt azonban elkeseredsz, olvass tovább, mit javasolok én.

Az én javaslatom

Ha a fentieket elolvastad, akkor körvonalazódhat benned, hogy mi az én véleményem:

Ha betelés közelében van a Gmail fiókod (figyelembe véve azt, hogy a Gmail közös tárhelyen osztozik a Google Drive-val, és a Google Fotókkal), akkor érdemes offline fájlba learchiválni a leveleid jó nagy részét, fátylat rá, és nincs válogatás. Egy nas-on (példaképp) tökéletesen biztonságosan tudod tárolni (költséghatékonyan) az archív fájlt (és így már nem is lesz annyira offline), és egy számítógéppel (is akár) bárhonnan hozzá tudsz férni, akkor is ha kicsit körülményesebben. (Kétségkívül körülményesebb, mint egy nem archivált gmail fiókban megkeresni bármit, dehát valamit valamiért).

Ha a tárhely-téma nálad nem gond, mert kevés helyed foglalnak a leveleid, nem használsz Google Fotókat és Driveot, akkor simán a Gmailes postafiókodban az archiválás gombra kattintással is eltüntetheted a leveleket a színről, ahogy már mondtam, tárhelyet ezután is fognak foglalni a postafiókodban. Itt nézheted meg egyébként, hogy hogyan állsz a Gmail fiókoddal tárhely ügyileg.

A story végén az a lényeg, hogy így vagy úgy, de Olyan sok levelet „archiválj” ki, hogy a fent említett pontok használatával már csak egy behatárolt, és kezelhető mennyiségű e-mail halmazt kelljen szegmentálnod és rendezgetned. Ha már itt tartasz, akkor bele fogsz futni a kérdésbe:

Node mi legyen a 4-es kategória leveleivel?

Ha mindent jól csináltál, akkor maradni fog a beérkező üzenetek mappában néhány levél, amivel még dolgod van. E-mailek amiket vagy csak elolvasni akarsz, vagy mellékletek, amiket át kell nézned, vagy olyan levelek, amelyek elvégzendő feladatokhoz kapcsolódnak. Több út van, hogy mit csinálj ezekkel.

1, Olvasatlannak jelölöd őket, és hagyod hogy várjanak a sorukra (sosem lesz egy jó üres postafiók érzésed)
2 Címkézel, csillagozol, mappázol, es a címkék vagy mappák tevékenységi körökhöz lesznek köthetőek (egyfajta tennivaló listákat fognak megtestesíteni)
3, Használsz egy todo management megoldást (weboldal, app, program saját feladataink menedzselésére). Ez esetben elérhető lesz a totálisan teljesen kiürített postafiók. Hogy ez miért jó? Bővebben a hatékony emailezés begyezésben illetőleg egy különálló, todo managementről szóló bejegyzésben beszélünk róluk.

Mi lesz kitartó munkád eredménye?

Hidd el, irtózatosan jó érzés lesz megérkezni arra az állapotra, ami így néz ki:

Ezt hívjuk úgy, hogy Zero Inbox. Hajrá, tegyél rendet Te is a postafiókodban, és olvasd el a másik bejegyzésünket arról, hogy hogyan tudod a későbbiekben is megtartani az üres postafiókot tartósan, ezáltal hogyan lehetsz Te is hatékonyabb!