Ha Te még nem tudod, hogy miért jó hatékonyan emailezni, akkor először öntsünk tiszta vizet a pohárba ezzel kapcsolatosan. (Viszont ha Te már azok közé tartozol, akik felismerték ennek fontosságát, szerintem akkor is érdekes nézőpontot sikerült megfogalmaznunk számodra a témát illetően).

Tudod miért lehet sokkal hatékonyabb az e-mailezés a telefonálásnál munka közben? Mert Te döntheted el, hogy mikor foglalkozz az e-mailekkel, nagyon jó lehetőséget ad, hogy a feladataid priorizáld.

Ezzel szemben, ha csörög a mobiltelefon, akkor vélhetően fel kell venned, hisz fogalmad sincs, hogy az az adott dolog fontos/sürgős intéznivaló lesz, vagy sem. Ha nem sürgős, akkor csak rabolják vele az idődet, vagy csak megszakítottak valami olyan tevékenységet, ami épp sokkal fontosabb is lehet akár.

A hatékony munkavégés kulcsa ugyanis nem az időnk, hanem a prioritásaink menedzsmentje.

Másik irányból vizslatva a dolgot, ha van egy nem eget rengető fontosságú intézni valód, egy kérdésed más számára, ahol nem nem ég a ház, akkor elégséges lehet, ha csak küldesz egy mailt, és bízol abban, hogy a dolog hamarosan elintéződik / választ kapsz. Ezzel ellenben ha ég a ház, akkor inkább telefonálsz.

Ennek a metódusnak előnye, hogy tudni fogja a hívott fél, ha te csörögsz, akkor bizony ég a ház, és ez fontos – hisz ha nem lenne az, akkor csak egy mailt küldenél, és nyilvánvalóan Te is így fogod kezelni a dolgot, ha Téged hívnak, akkor fel kell venni, viszont nem fognak minden ügyes-bajos dologgal folyamatosan telefonon zavarni, zaklatni.

Ahhoz, hogy ez a dolog így működhessen, két dologra van szükség:

• A felek felismerjék a lehetőséget (és érdekeltek is legyenek benne !) az egymás közötti kommunikáció hatékonyabbá tételében
• Az e-mailjeit mindkét félnek hatékonyan kell tudni menedzselni

Ha ez a második pont hiányzik, akkor a dolog nem fog tudni olyan hatékonyan működni, amennyi lehetőséget hordoz magában. Hisz képzeljük el, ha mi küldtünk egy mailt, ami ma még nem fontos… De két héten belül sem kapunk rá választ / reakciót / visszajelzést, és a dolog nem is kerül elintézésre, akkor egy gyorsan eszkalálódó sürgős téma keletkezik, amivel adott esetben nagyobb kár kerülhet okozásra…

Amikor úszik az inboxod

Inboxnak hívjuk a beérkező leveket tartalmazó mappánkat.

Nem lepne meg ha ez nálad is úgy nézne ki, hogy vannak benne régi és új, olvasott és olvasatlan, lényeges és kevésbé fontos e-mailek, hírvelek, számlák, értesítők, és még sorolhatnám: méghozzá alaposan bekeverve, ráadásul többezres számban, nem csak pár darab. Ember legyen a talpán, aki egy ilyen szituációban el tudja dönteni, hogy mely dolgok élveznek elsődleges prioritást, mivel is kellene elsőképp foglalkozni!

Minden amit itt leírunk, gond nélkül alkalmazható egy már meglévő mailbox esetén is, mindazonáltal ha nem fűz különleges kapcsolat az eddig használt mailcímedhez, vagy épp most érkeztél el arra a pontra, hogy a startwars99@freemail.hu mailcímedet lecseréld egy bela.kovacs@gmail.com-ra (amelyben még veletlen sincs benne a születési éved rövidítve :D), akkor meg fogod könnyíteni a dolgodat a későbbiekben, nem is kicsit.

A személyes hatékonyság néhány alapelve

Legyenek céljaink. Tegyünk rendet a házunk táján, tervezzünk meg munkamódszereinket, intéznivalóinkat, napjainkat és időbeosztásunkat, iktassuk ki a zavaró tényezőket, és ezáltal csináljuk azt, amit előre megterveztünk! Ne halogassunk, végezzük ki a dolgokat (egy 80%-os minőségű 1 hét alatt elkészülő dolog jobb, mint egy 100%-os 3 hónap alatt elkészülő verzió), ne törekedjünk (mindig) a tökéletességre!

Csináljuk azt, amit mi magunknak elterveztünk. Fontos, hogy Ne a véletlenek óceánján hánykolódva dőljön el, hogy mi most mire fordítjuk az időnket. Legyünk a magunk ura, tudjunk nemet mondani a mások által hozzánk vágott lényegtelen, zavaró, a konyhára hasznot nem hozó dolgokra. (Ehhez persze igencsak képben kell lenni azzal, hogy mi a célunk, mit kell tennünk a cél elérésének érdekében, és mi az a kis lépés, amit most megtehetünk a helyes irányba).

Ezernél is több könyv született már a témában, nyugodtan olvass utána a leírtaknak. Ami biztos, ha ha ezeket észben tartod, és próbálsz cselekedni, akkor egy dologra nagyon nagy szükséged lesz: az Önfegyelemre.

Miért regélek ennyit ezekről egy bejegyzésben, aminek az e-mailes hatékonyságról kellene szólnia? Hát azért, mert ez az egész nincs másképp az e-mail fiókunk esetében sem: Célokkal megfelelő tervezéssel, önfegyelemmel az e-mail fiókunk a leghűségesebb eszközünk lehet a hatékony munkavégzésben – egy hatékony életvitel megvalósításában.

Mivel sokan használnak manapság Gmailt, ezen keresztül fogunk példálózni, de fontos tudni, hogy a bemutatott elméletrendszer igazából számos különböző levelezőrendszerben hasonlóan kivitelezhetőek.

Első lépés – Nagytakarítás

Nem fogod tudni elkerülni. Nekiállsz, rászánod az időt, és elkezded kitakarítani az inboxod. De takarítás és takarítás között is van különbség! A téma viszont komplex, ezért arra jutottunk Tomival, hogy egy külön bejegyzésben próbálunk segíteni abban, hogy megfelelő módszerekkel, túl sok favágás nélkül tudj rendet tenni az e-mail fiókodban, kitérünk az archiválás különböző módozataira, és néhány okosságra.

Ha az említett bejegyzést elolvastad már, akkor megismerkedhettél már a koncepcióval, amit ebben a bejegyzésben is kiemelnénk, mert fontos lesz a későbbiekben:

A tökéletes négyes koncepciója

Azért hívom így, mert lényegében ez a négy pont határozza meg, hogy mit tudsz csinálni egy e-maillel (de lehetne ezt bármi másra is vonatkoztatni) abban a pillanatban, amikor hozzányúlsz. (Hozzányúlsz: Megnézed, hogy kitől jött, mi van benne, stb.).

1 – Azonnali törlés – lényegtelen dolgok, melyekre később sem lesz szükséged (pl.: kuponbrigád heti hírlevél)

2 – Archiválás – olyan üzenetek, melyekre még később szükséged lehet, de aktív teendőd a dologgal nincs (pl.: repjegy vagy vásárlás visszaigazolás, stb.)

3- Azonnali megválaszolás/intézkedés, de csak akkor, ha ez 2 percen belül kivitelezhető. Ez azt feltételezi hogy mondjuk 3 klikkel be tudsz diktálni egy mérőóra-állást (ez esetben egy mérőállás leolvasás – értesítő mondjuk a levél amit kaptál), vagy 2 rövid mondatban meg tudod válaszolni az adott kérdést, amit feltett valaki. Ha megválaszoltad/elintézted -> azonnali archiválás (vagy törlés)

4- Ha a levél olyan, amivel több időt kell hogy eltölts, pl.: egy érdekes cikket kaptál, vagy a levélben lévő adatok alapján egy feladatot kell elvégezned (lényeg hogy nem 1-2 perces dologról van szó), akkor valamilyen úton-módon meg kell jelölnöd (Erre a kategóriára később még visszatérünk).

Én hiszem azt, hogy nincs 5 pontja a koncepciónak. Ha Te mégis úgy gondolod, akkor dobj egy mailt, kíváncsi vagyok a véleményedre.

A 4-es kategória levelei

Ahogy az z e-mail takarítós bejegyzésben is említettük, ha mindent jól csináltál, akkor maradni fog a beérkező üzenetek mappában néhány levél, amivel még dolgod van. E-mail-ek amit csak elolvasni akarsz, mellékletek, amiket át kell nézned, vagy olyan levelek, amelyek elvégzendő feladatokhoz kapcsolódnak, melyek egyenként tovább tartanak, mint két perc. Mit tehetünk velük?

1, Olvasatlannak jelölöd őket, és hagyod hogy várjanak a sorukra (sosem lesz egy jó üres mailbox érzésed). Ez azt jelenti, hogy alkalomadtán, mikor időt szánsz a leveleidre, szépen becammogsz a kezdő oldalra, látod hogy ott van X levél, és spontán alapon választasz egyet feldolgozásra. Nem elegáns, nem hatékony.

2, Címkézel/mappázol, méghozzá „elolvasni”, „intézni”, vagy „munka” (stb…) kategóriákhoz rendeled (vagy projekt-alapon szétválogatod) a leveleket, ezáltal tudod, hogy amikor időd van célirányosan egyik-másik területre, akkor azokat a leveleket hol találod. – Ez már egy jobb verzió, de véleményem szerint túl sok macera, és még mindig nem elég hatékony.

Tomi ezzel ellenben él-hal a mappázásért és csillagozásért, mert nagyon egyszerűen áttekinthetővé válnak azok a beérkező levelek, amelyekkel teendője van. A Gmaiben egy spécin kialakított kezdőlap fogad (több postaláda típus), ahol látszanak a beérkező levelek és a csillagozott levelek is.

Utóbbit tekintve négy különböző színű csillagot használok és azok külön helyen jelennek meg, hasonlóan, mintha ezek is mappában lennének. Az alábbi kép segít abban, hogy ezt jobban megértsd, átlásd.

A klasszikus mappázást pedig részben azért használom, hogy lássam a csillagozott levelek között, hogy melyik hova tartozik. Mappából nem kell sokat használni, én csak azt kategorizálom mappákkal, hogy az élet mely területére vonatkozik az adott levél + a mentettek:

• ügyfelek
• repülés
• vállalkozás egyéb
• magán
• mentettek

Ha tudom azt, hogy a beérkező e-maillel további teendőm van, azaz válaszolni kell rá vagy ha egy számla érkezik, akkor azt befizetni stb. akkor azon túl, hogy mappázom, csillagozom is. A Gmail több színű csillagozást tesz lehetővé, így ezt a következőkre használom:

• piros csillag – prioritásos, fontos, sürgős levelek, válaszolni kell rá
• sárga csillag – teendő van vele, fontos, de nem sürgős, válaszolni kell rá
• zöld csillag – foglalkozni vele, se nem fontos, se nem sürgős, válaszolni nem szükséges rá
• kék csillag – később ráér. Ide általában érdekesebb hírlevelek mennek, melynek a tartalma hasznos lehet (pár nap után sokszor az archívumban végzik anélkül, hogy megnéztem volna)

4, Használsz egy task/todo management megoldást. Mi is ez? Olyan eszköz (app, szoftver, weboldal, régiesebb nevűn papír jegyzetfüzet, tennivaló lista), melyeket arra fejlesztettek ki, hogy tennivalóinkat rendszerezhessük, priorizálhassuk, határidőket szabjunk. Ha egy levélből készítesz egy tennivalót a todo management szoftveredben, akkor az e-mailt magát azonnal le is archiválhatod (eltüntetheted). (Hogy miért jobb egy digitális feladatkezelő egy papír jegyzetfüzetnél, na azt most itt nem kezdtem el fejtegetni, fogadjuk el ezt tényként.)

Ha valaki megpróbálja belevetni magát a hatékony e-mailezésbe, de a 4-es pont legfőbb jótanácsát, a tennivaló-kezelő rendszer alkalmazását nem vezeti be, akkor rendkívül gyorsan belefuthat a következő idézetben megfogalmazott problémába:

„Your inbox is a to-do-list to which anyone in the world can add an action item. I needed to get out of my inbox and back to my own to-do-list.”

Tim Ferris

Ha használsz viszont ToDo kezelőt, akkor lényegében nem az olvasatlan e-mailek fognak sokasodni (a postafiókod üres marad), hanem a tennivaló-kezelő megoldásodban előtted álló, elvégzendő pontok…

Hogy ez miért jobb? Rövid válasz: minden egyes oda felvezetett dolgot 1, priorizálhatsz 2, határidőt állíthatsz 3, kategorizálhatsz.

Bővebben: Attila és Tomi is használnak egy-egy tennivaló-menedszert (a GTD [Get Things done ~ azaz intézz el dolgokat] szemlélet fényében), lesz szó róluk a blogon hamarosan. Mindazonáltal elöljáróban elmondanánk, hogy életvitel szempontjából a céljaiddal, terveiddel összhangban sokkal hatékonyabb napi rutinokat tesznek ezek a megoldások lehetővé, mint az 1-2-3-as pontok együttvéve.

Oké, Üres a postafiókom, és most?

Ha már egyszer sikerült elérned a Zero Inboxot… akkor ideje az e-mailezési szokásaidon kicsit állítani. Ismétlésképp, ha kapsz egy e-mailt, az sosem arról szól, hogy ég a ház. Ezáltal megengedheted magadnak, hogy ne „bármikor = „alkalmanként” foglalkozz leveleiddel, hanem a nap megfelelő, erre kijelölt szakaszában szakaszában.

Változtasd meg fejedben az e-mailezésről alkotott képet

1, Egyszer érintünk egy e-mailt
2, Nem nézegetjük a mailjeinket egész nep
3, Egy meghatározott idősávot tartunk fent az e-mailek kezelésére

Tervezd meg, hogy mikor akarsz e-mailekkel foglalkozni.

Van akinek esténként jön be. Van aki a reggelekre esküszik. Én munkám során reggelente 30 percben szabtam meg az erre eltöltött időt, viszont ebédet követően, és napi munka befejezése előtt is betervezek 15-15 percet, minden áldott nap. Nincs kibúvó. Önfegyelem van.

Kapcsold ki az értesítéseket

Én ezen az idősávon kívül NEM olvasok e-maileket. Ismétlem: NEM OLVASOK alkalmanként e-maileket. Annyira nem, hogy a telefonom nem is csippan, ha új e-mailt kaptam, sőt, a beakapcsolt számítógépem sem hoz fel semmiféle értesítést, se a tabletem. Nem! Javaslom, hogy kapcsold ki te is az értesítéseket. Zavaró tényezők kiiktatva.

Mert ebben a koncepcióban, ha van egy tervezett napod, amiben megvan a helye az emailezésnek, és megvan a helye minden másnak, akkor a „minden más” ideje alatt nem fogsz holmi ad-hoc, fogalmad sincs milyen fontosságú, francsetudjakitől érkezett e-maileken gondolkozni, azokra válaszolgatni, vagy velük bármit kezdeni.

Ha valami annyira fontos, hogy ég a ház, akkor úgyis hívni fognak telefonon. (Ugyeugye?)

Egyszer olvasunk el egy e-mailt és kész

Tehát egy e-mailt nem nézegetsz meg többször! Rengetegen esnek abba a hibába, hogy beleolvasnak telefonon, visszajelölik jobb eesetben olvasatlanra, aztán a nap folyamán bármikor véletlenszerű módon leülnek e-mailezni, nézegetik az intéznivalóikat, és válogatnak aszerint, hogy mihez van kedvük, vagy mihez nincs. Ismerős?

Ekkor könnyen bele lehet futni abba a szituba, hogy 1-1 emailt többször is elolvasol, mire eldöntöd, ogogy mi is legyen vele végül, illetőleg a fontos, de sok nagy horderejű (erőforrásigényes) intéznivalókat képes leszel halogatni. Belegondoltál már, hogy ezáltal 1, mennyire széttörtdeled a napod 2, mennyivel több időt fogsz összességében eltölteni azzal, hogy „emailezgetsz?” 3, Mennyire jó alkalmad nyílik a fontos dolgok halogatására?

Ha ezt a tanácsot megfogadod, akkor a nap előre deklarált részeiben fogod a postafiókódba beérkezett új leveleket kezelni, minden levelet egyszer, és csak is egyetlen egyszer. Itt leszögezném, hogy ez az a rész, amihez motiváció, akaraterő és önfegyelem szükségeltetik. Node nézzük meg, mit fogsz csinálni ebben az előre deklarált idősávban?

Érkezett egy új e-mail

Nem lesznek nagy meglepetések, az eddig tanultakat kell tudnod használni: ha megjön az új mail, akkor

1. törlöd vagy
2. archiválod
3. azonnal megválaszolod (ha <2 percig tart)
4. csinálsz rá egy teendőt az erre megfelelő helyen, adsz neki határidőt és prioritást, majd a mailt archiválod.

Ha szereted a Gmail csillagozós funkcióját, vagy Outlookban a kis zászlós jelöléseket, akkor elméletileg bármelyik levelet megjelölheted, vagy akár elmappázhatod máshova, esetleg cimkézheted, kategorizálhatod is ha szükséges, függetlenül attól, hogy a 2-3-4-es pont közül melyikkel mész tovább. (A hatékony rendszerhez ez viszont nem feltétlen szükséges).

Levelek kezelése mobilon?

Régen volt egy Android App, „Inbox by Gmail”, ami arra volt hivatott, hogy a Gmailben Tinder-szerű jobbra balra húzgálással lehessen e-maileket kezelni. (Balra húzod törlés, jobbra húzod archiválás példaképp – ezek átállíthatóak más műveletre is). Ez egy jópofa dolog, az említett app már megszűnt, de a funkció beépült más szoftverekbe, például az aktuális Gmail mobilos verziójába is.

Igenám, de ahogy arról már beszéltem, nem nézegetjük a mailjeinket napjában többször, csak és kizárólag az erre fentartott idősávban, ennek elősegítéséhez pedig érdemes kikapcsolni az értesítéseket is, nemcsak telefonon hanem számítógépen is.

Ha ragaszkodsz a mobilos mókához, akkor azt tudom elképzelni, hogy ha egy pl. liftben vagy, és van 1 perced ránézni a mailekre, akkor tedd meg, viszont ha megteszed, akkor a húzgálós funkciót használd ki arra, hogy az archiválandó, törlendő dolgokat AZONNAL törlöd/archiválod, ne kelljen őket mégegyszer „érinteni”, amikor majd nekiülsz a leveleidet kezelni.

Minden olyan levelet, amiről a feladó vagy a tárgy alapján, megnyitás nélkül is látszik, hogy vagy dolgod lehet vele, vagy felidegesíthet 😀 meg se nyiss a mobilodról. Ne legyél kíváncsi. Önfegyelem.

Ha elgyengültél, és mégis megtetted (senki sem tökéletes robot), és beletekertél, akkor tessék visszajelölni olvasatlanként, aztán majd a PC/Laptop előtt ülve rendesen elolvasod, átgondolod, hogy mitévő legyél, és a leírt rendszer szerint jársz el a mail kezelését illetően.

Automatikus Levélszűrés

Ha mappázol/cimkézel, akkor hasznos lehet továbbá, ha szabályokat állítasz be: pl.: minden e-mail, aminek a tárgya tartalmazza a „számla” szót, és xy feladótól jött, az kerüljön a z mappába / kapja meg az címkét. Ezáltal is időt tudsz magadnak megspórolni.

De gondolj bele: ha elmappázod a beérkező leveleket egy automatikus szűrővel, és ezt olyanokkal is megteszed, amelyekben potenciális intéznivalók lehetnek, akkor Neked „e-mailezéskor” több mappát kell átnézned leendő teendők / megválaszolás szempontjából. Innen nézve inkább hátrányai lehetnek, de ki lehet alakítani egy arany középutat.

Én (Attila) nem címkézek/mappázok a klasszikus értelemben, tehát nem csoportosítom sem az elintézett, sem a bejövő leveleket x szempont szerint mert a kereső nagyon jól működik (nemcsak Googleben, hanem Outlookban is), az automatikus levélszűrést viszont bizonyos típusú levelekre használom: pl.: hírlevelek, bejelentések, személyügyi rendszer értesítései, különböző workflow-k – ezek mind mind egy külön mappában landolnak.

Miért? 1, Ezek vagy alacsony prioritású dolgok 2, vagy olyan dolgok értesítései, amelyekkel heti rutinomon keresztül máshol is találkozom, példaképp: Ha valakinek a szabadságát kell engedélyeznem, akkor kapok róla egy e-mailt. Nagyonjó. De ígyis-úgyis bejelentkezek az ehhez használt rendszerbe minden pénteken 13.30-kor, és sok más dolog mellett látom az összes elmúlt egy hétben igényelt szabadságot. Tehát az e-mail értesítőt tulajdonképpen ki is kapcsolhatnám rögtön.

Leiratkozás és spamnek jelölés

A takarítós posztban már volt erről szó, szintúgy érvényes új levelek érkezése esetén: Törlés és archiválás esetén érdemes elgondolkodnod: az adott típusú hírlevélről le lehetne-e iratkozni? Ez a tisztábbik út. Amennyiben ez valamiért nem lehetséges, akkor érdemes lehet spamként (azaz kéretlen reklámlevélként) jelölni az adott levelet. (Nyilvánvalóan az ennek az értelme, hogy kevesebb ilyen és ehhez hasonló hulladékot fogsz potenciálisan megkapni a beérkező levelek mappádba, amivel foglalkoznod kell a jövőben).

Oda kell azonban figyelni kell azonban spamnek jelölésnél: Ha Te a bookline hírleveléről nem leiratkozol, hanem megjelölöd kéretlen reklámlevélként, akkor simán belefuthatsz egy olyan szituációba, hogy új könyv rendelése esetén a megrendelési visszaigazolásod, vagy a szállítással kapcsolatos információk is a reklámlevelek mappában landolnak. Ezért javaslom én elsősorban inkább a leiratkozást, mint a spam-nek jelölést.

Zero Inbox

Mi a cél? Hát a Zero Inbox. Minden egyes nap. Ezen felül a todo management appban dátumra szűrve egy nagyon jó érzést fog tudni adni, hogy mindig csak az igazán lényeges dolgokkal kell foglalkoznod (és csak ezeket is fogod látni!), méghozzá abban az idősávban, amit nekik betervezel a naptáradban. Értelem szerűen ebben a rájuk szánt idősávban nem fogod azzal magad zavarni, hogy bele-belenézegetsz az e-mail fiókodba, ugye?

Az én tapasztalatom

Lehet hatékonyabban e-mailezni régi e-mail fiókkal is, igazi archiválás, és todo-management nélkül is. Sok mindent testreszabhatsz, egy dolgot a hatékonyság jegyében viszont nem lehet elkerülni: Azt, hogy a nap meghatározott részében e-mailezel, azon kívül nem, és amikor egy e-mailt olvasol, akkor alkalmazod a tökéletes négyes szabályát.

Ez a kulcsfontosságú esszenciája a témának.

Mondhatnám azt, hogy bármilyen módon testreszabhatod ezt a rendszert az egyéni igényeid függvényében, és még igaz is lenne: a lényeg az, hogy Te komfortosan érezd magad a szabályrendszerben amit felállítottál magadnak, de nyilván azért írtuk Neked ilyen részletesen össze a fenti koncepciót, mert úgy vagyunk vele, hogy ha valamit csinálunk, csináljuk rendesen.

A fent leírt rendszer alkalmazásával garantáltan katapultálni fog az e-mail kezelésed minősége, nem kis mennyiségben lendítve ezzel a személyes hatékonyságodat, a teendők kezelésének metódusát, stb, csak hogy járulékos dolgokat is felsoroljak.

Amikor én (attila) átállítottam magam agyban erre az új rendszerre, 3 dolog történt: 1, Hirtelen fokozódott a hatékonyságom 2, Nagyon jó érzés kerített hatalmába, amikor esténként üres mailfiókkal kezdtem el letenni a lantot 3, Minden reggel tisztán és egyértelműen láttam, hogy melyek az egyértelműen mára betervezett, elvégzendő fontos feladataim (és csak azokat láttam!)

És ez az érzés felbecsülhetetlen.

Egyenesági következmény: A személyes brandem pozitív irányba lendült: soha nem „felejtetek el” válaszolni egy e-mailre sem, mindenki megérti, hogy ha valamire nem regaálok / nem intézkedek, akkor az vélhetően azért nem történik mge, mert éppen más, fontos dolgokkal foglalatoskodom.

Legyél te is Hatékony, próbáld ki ezt a rendszert, reméljük segít, és írd meg, hogy bevált-e, kíváncsian várjuk a véleményed.

Utóirat – Delegálás kontra ujjal mutogatás aka. „fingerpointing”

Még három gondolatom lenne, így a végére, amolyan útravalónak.

Nagy tapasztalattal rendelkező vezetők delegálás esetén sokszor mondják, hogy ha én adtam nektek egy feladatot, és Ti nem jöttök vissza kérdéssel, reakcióval, akkor én úgy veszem, hogy a dolgot el tudjátok intézni, elintéztétek. Ez a bizalomról szól.

A bizalom viszont nem egyenlő azzal, hogy küldtem egy e-mailt, majd feltartom a kezeimet hogy innentől kezdve én mentesültem a következmények alól, ha a dolog nem történik meg, az nem az én hibám, hisz „én elküldtem a mailt”, a másik nem csinált semmit. Ez a fajta ujjal mutogatás gátolja, hogy az egyének csapatban dolgozva hatékonyan előrébb léphessenek. Erre érdemes odafigyelni.

Elfogadom, hogy a fenti rendszer nem alkalmazható minden egyes munkakörben/élethelyzetben. Ha Te paprikát termesztesz fóliában, akkor a munkád jellege nem feltétlen olyan, hogy egyáltalán rendszeres e-mail forgalomról lehessen beszélni, nemhogy e-mailes hatékonyságról.

Mindazonáltal őszintén vallom, hogy nagyon sok munkakörben egyszerűen nem fedezték fel még azt a fajta hozzáállást, amit én a bejegyzés elején leírtam: Hogyan szűrjük ki a zajt, és a zavaró tényezőket saját hatékonyságunk érdekében. Lehet hogy Neked van egy kis vállalkozásod, és minden telefon alapon zajlik a kollégák között. Még azt is mondhatod, hogy hát egy helyen ül mindenki, vagy úgyis találkozunk naponta, ne viccelj már! Na Innen kezd a dolog érdekesnek lenni: A vezetőnek kell felismerni a hatékony e-mailezésben rejlő lehetőségeket, és példát mutatva kell elöl járni.

Te nem vagy vezető, ez nem a Te dolgod akkor, kezeket fel, te nem tehetsz arról hogy itt semmi nem fog változni? 🙂 Hát ki tiltja meg, hogy beszélj vele? Ha nem tudod úgy elmondani neki a dolgot, hogy ő ebben meglássa a lehetőséget, akkor az nem kizárólag az ő hibája, véhetően állítanod kell a mondókádon is. – Na de ez már egy egészen más témakör.

Vannak akik csak vágyakoznak arra, hogy hatékonyabbak legyenek, viszont vannak akik tesznek is érte, es változtatnak. Vannak, akiknek ez könnyen megy, néhányaknak viszont egyáltalán nem. Én elfogadom ezt is. De aki csak vágyakozik, és nem teszi bele nap mint nap azt az 1%-ot abba, hogy tanuljon, ezáltal jobban és hatékonyabban kezelje a dolgait, az bizony csak egy helyben fog toporogni. Nincs ez máshogy az e-mailes hatékonysággal kapcsolatban sem.

Nem elég tudni, hogy mit kellene csinálni, csinálni is kell.