Egy ingyenes Gmail fiók 15GB tárhelyet biztosít számodra ahhoz, hogy e-mail forgalmad zökkenőmentesen le tudd bonyolítani. Ha már egy ideje használod a postafiókod (néhányaknak évek, másoknak csak hónapok), akkor belefuthatsz könnyen abba a szituba, hogy ha lassan is, de
a Gmail postafiók bizony be tud telni.
Ha Google Driveot, vagy más tárhelyet emésztő Google szolgáltatásokat is használsz, akkor a a 15GB még gyorsabban el tud fogyni.
Tételezzük fel, hogy nem akarsz másik e-mail címet, és nem akarsz másik, ingyenes, de nagyobb tárhelyet biztosító szolgáltatóhoz költözni, hisz már évek óta használod ezt a mail-címedet, a Gmail fiókodat.
Mit lehet tenni?
- Egyszerű, gyors: veszel plusz tárhelyet a Google-től. Ma 100 GB havonta 2 EUR, 1 TB havonta 10 EUR-ba kerül. Ezzel szépen Google előfizető leszel, és bizony perkálni fogsz havonta.
- Egyszerű és gyors: kitakarítod a tartalmat az összes Google Szolgáltatásodból, ahol potenciálisan nagy helyen foglaló dolgok lehetnek: Google Fotók, Google Drive. A levelezésre első körben nem is gondolsz, hiszen azokból a pici e-mailekből hogyan is tudna 15 GB összejönni? – Gondolhatod.
Nem fogsz meglepődni, de én a második verzióra szavazok, hisz miért fizetnék én a Google-nek igazából 99%-ig teljesen feleslegesen havidíjat, ha van más megoldás?
Nade amikor végeztél a Google Drive és a Google Fotókban a takarítással, akkor rájössz, hogy basszus, hogyan lehet az, hogy a Gmail-ben lévő leveleid foglalnak 12 GB-ot a 15-ből?! Sokkot kapsz.
A sokkból felocsúdva rájössz, hogy bizony, neki tudsz állni leveleket törölgetni. Ha rafkós vagy, és a 80/20 irányultságú Pareto elvet akarod követni, akkor nekimész a levelek méret szerinti sorbarendezésének, elkezded szépen a lényegtelen dolgokat törölgetni, gyorsan nagy sikereket érhetsz el.
Viszont ha olyan vagy mint én, akkor fizikai fájdalmat fogsz érezni 1-1 mail törlésekor, hisz mi van, ha az adott infót még ki akarod egyszer majd keresni? Mikor repültél, mikor foglaltál egy szállást, mikor rendeltél valamit… hosszan sorolhatnám a listát. Legutóbb azt kerestem, hogy mit írtam egy villanyszerelőnek 3 évvel ezelőtt.
Van az e-maileknek egy olyan köre az életben, amit nemes egyszerűséggel hatékony emberek nem feltétlen törölnek, hanem csak archiválnak.
Most mondhatod azt, hogy „én tuti nem fogok semmit kikeresni”. Na akkor az instant törlés neked való, gondolkodnod sem kell, és a megoldás erőfeszítésmentes. Ne is olvass tovább.
Én mindazonáltal azt mondom, hogy archiválj – és akkor később alkalomadtán megtalálod, amit keresel, életem folyamán rendkívül sok példa bizonyította ezen elv helyességét. Privátban és céges környezetben egyaránt.
Szóval ha nem törlünk, akkor archiválunk!
Ez nagyon jó ötlet, de ha utánaolvasgatsz, akkor a Gmailben egy levél archiválásával őt igazából csak „eltünteted”, a tárhelyterületet továbbra is pontosan ugyanúgy fog foglalni, ahogy korábban tette. Szóval köszi, Google.
Dehát milyen megoldás jöhet még szóba? Miért ne tudnánk „úgy igazából” learchiválni a Gmailes postafiókunkat?
Az igazi archiválás „titkos” receptje
- Fogjuk, és „kiexportáljuk” a leveleinket valami fájlba
- Ezt a fájlt tárolhatjuk ezt követően a számítógépünkön bárhol, vagy akár egy nason
- A Gmail webes levelezőjéből ezek az igazából archivált levelek eltűnnek (törlődnek)
- A tárterület a Gmail fiókunkhoz tartozóan ennek megfelelő mennyiségben felszabadul
- Az archív fájlt egy levelezőprogrammal megnyitjuk, és a számítógépünkön böngészhetjük
Nem árulok el zsákbamacskát, a módszer létezik. és tök jól használható.
Mi az egyetlen hátrány? Az archívum offline lesz. Ha csak simán a laptopunkon tároljuk, és gyorsban hozzá akarunk férni valami régi levélhez mondjuk a mobilunkról, akkor Gmailben bizony nem fogjuk tudni megtalálni.
Ha viszont (ahogy javasoltam), voltunk olyan rafkósok hogy egy messziről is elérhető hálózati meghajtón (nas) tároljuk az archivumunkat, akkor bár más felület segíségével, de távolról is elérjük a régi, gmail fiókban már meg nem lévő leveleinket.
(Nem muszáj viszont tokkal vonóval mindent archívvá tenni, megtarthatjuk az elmúlt két évet archiválás nélkül is a jelenlegi helyén – én is így tettem, lásd a lentieket)
Nem gondolom hogy ez a hátrány igazából problémát tudna okozni. Akkor sem, ha nincs nasod.
A Kivitelezés
A jó hírem az, hogy ha szeretnéd, videós formában, 13 perc alatt is végigkövetheted Tomi tolmácsolásában a teljes kivitelezést!
Ha azonban valami írott verziónak jobban örülnél, akkor csak tessék továbbscrollozni, tovább olvasni.
Tehát lássuk a részleteket. Több féle módszer létezik, több szoftver is alkalmas az alábbiakra, én viszont az általam kipróbált, tesztelt, és jónak titulált verziót íromle számodra.
1. Az exportálás / letöltés
https://takeout.google.com/… Ha ezt az oldalt meglátogatod, bejelentkezés után láthatod, hogy kiválasztható a Gmail adatok letöltése. Javaslom az MBOX formátum használatát.
Ha a letöltést megcsinálod, akkor egy igen combos méretű tömöríttett fájl lesz a jutalmad, kéretik biztonságban elhelyezni valahol.
2. Levelezőprogram telepítése az archívum megnyitásához
Az én javaslatom alapján telepítsd fel a Mozilla Thunderbird levelezőprogramot, ez lesz az a cucc, amiben hozzá fogsz tudni jutni a korábbi leveleidhez egyszerűen. (A letöltés és a telepítés lépéseit most nem sorolnám fel külön, remélhetőleg menni fog a dolog.)
3. Bővítmények telepítése
Ezt követően azonban szükséged lesz még egy bővítményre, ezt úgy hívják, hogy „ImportExportTools NG”, és erről a linkről letölthető egy xpi fájl, ha beszerezted telepítsd fel.
A telepítés nem úgy működik, hogy duplán letöltött fájlra klikkelsz, hanem úgy, hogy a thunderbird-öt megnyitod, a jobb felső sarokban lévő szendvicsmenűt kiválasztva az „Addons and Themes” menübe navigálsz, ami egy új fülön fog megjelenni, es itt egy fogaskerékre történő kattintást után lesz lehetőséged kiválasztani az „Install Addon from File” menüpontot, melyre történő klikkelést követően be tudot tallózni a korábban már letöltött xpi fájlt.
4. Az archívum importálása
A Thunderbirdben a bal oldalsávra történő jobb egérklikkel történő kattintásával lehetőségünk nyílik a frissen feltelepített addon segítségével a korábban letöltött mbox fájlunkat beimportálni.
Ha ezt megcsináljuk, akkor néminemű gondolkodás után (sokezer levelet betölteni eltart egy darabig) egy Helyi mappa (Local Folders) szekcióban már ott fognak virítani a régi leveleink, és kedvünkre nézegethetjük őket.
5. Gmail hozzáférés beállítása Thunderbirdben
Na igenám, de valahogy jó lenne tudni törölni is a régi leveleket a szerverről, azaz G-mailből... Na ez a tevékenység a Google webes felületén keresztül a csoportosítás, és más egyéb (napi dolgainkat amúgy megkönnyítő) dolog miatt igen nehezen kivitelezhető.
Én azt javaslom hogy ha már úgyis van egy Thunderbirdöd, állítsd be az Gmail fiókodat IMAP protokollon keresztül a levelek kezelésére, és ezt fogod tudni felhasználni a már archivált(letöltött) levelek eredetijének szerverről történő törléséhez.
Ha ez most meredeken hangzik, nem kell elkeseredni, ez egész egyszerűen annyit tesz, hogy a megfelelő e-mail cím/jelszó párost, szerver címet, portokat, hitelesítéseket beállítod Thunderbirdben, ezáltal felhatalmazod őt arra, hogy a leveleid élőben kezelni tudja.
A Thunderbirdben történő Gmailhez történő IMAP-en keresztüli levélhozzáférés beállításához itt és itt találsz segítséget.
6. Egy apróság beállítása
Thunderbirdben, a hozzáférés beállításainál (Account settings) létezik egy szerver beállítások (Server settings) fül. Itt meg kell keresned a következő részt: „When I delete a message” (Ha törlök egy üzenetet), és be kell állítanod, hogy „Move it to trash folder” (Kukába mozgatás), pár sorral lejjebb pedig azt, hogy „Empty trash on exit” (kuka ürítése kilépéskor).
E beállításnak lesz az az eredménye, hogy a Gmail fiókodból Thunderbirdben törölt levelek ténylegesen törlésre fognak kerülni: a szerveren és a számítógépeden lévő leképezésében egyaránt.
7. Fontos tudnivaló, mielőtt továbbmegyünk
Ebben a pontban úgy nézünk ki, hogy Thunderbirdben van egy „szerverhez kötött” hozzáférés. Ha ebben törlünk, akkor törlődik a szerveren, ha új levél jön Gmailben természetesen ide is megkapjuk. Ha új levelet küldünk itt, akkor az Gmailen is bekerül az elküldött levelek közé, hisz erről szol az IMAP.
Ezen felül, van Thunderbirdben még egy Helyi mappa, amiben az archív leveleink vannak, méghozzá minden, hisz egyben az egész postafiók tartalmát letöltöttük. Na ide nem kapunk semmit meg új Gmailbe történő e-mail érkezés esetén.
Elméletileg foghatnád az ÖSSZES levelet az IMAP-os fiókban addig a pontig, amikor az archiválást kezdted a fájl letöltésével a Takeout oldalról, és törölhetnéd őket, hisz mind megvan a helyi mappádban már lementve (archiválva)
Viszont oda kell figyelni, hogy nehogy friss e-maileket is törölj, amelyeket azóta kaptál, hogy az MBOX file-t létrehoztad.
8. A Gmail kitakarítása
Az én javaslatom: Válassz ki egy dátumot a múltban, pl 2 évvel ezelőtt január 1, és az IMAP-os fiókban az összes ezt megelőző levelet töröld ki. A helyi mappás fiókban pedig az összes ezt a dátumot követő levelet töröld.
Ennek alapján, a meghatározott év jan 1 előtti levelei az archívumodban elérhetőek lesznek Thunderbirdben, míg az ezután érkezett levelek továbbra is benne maradnak Gmailben is (illetőleg az IMAP-os „hozzáférésben”).
Két évnyi e-mailt megtartani Gmailben (1-2 GB) egy értelmes dolog, hisz ha valami ebből az időszakból kell, akkor kapásból könnyen hozzáférhető, anélkül hogy a Thunderbirdet kellene indítani. Tapasztalataim szerint általában ha kell egy levél a múltból, az nagy valószínűség szerint az elmúlt hetek, hónapokban jött, nem pedig évekkel ezelőtt (ezért használom a két évet ökölszabályként). (De azért ennek ellenkezője is elő szokott fordulni).
Nade mi a lényeg? Kész vagyunk! És láss csodát, a Google fiókunk tárhelye felszabadult! 😉
Ha mindez pedig mégis inkább videós formájában lenne jó 13 percben, akkor ajánlanám ismét figyelmedbe az alábbi gombot:
Szumma szummarum
Régebben sokszor próbáltam én is takarítani nagy leveleket, azt azt… De a 2012 és 2019 közötti, 7 évet felölelő mail archívumom több ezer mail törlése után is még 36 ezer e-mailt tartalmaz, és 9 GB a mérete.
Szóval képzeld el: folyamatosan takarítanom kellett, hogy elférjek a Gmailemben, és mindig szarul éreztem magam, hogy nehogy valamit kitöröljek, ami még kellhet. SPAMek nélkül, természetesen.
Ma mindez már a múlté. Boldogan keresgélem a nasomon lévő archív fájlban, ha valami régi e-mailre szükségem van. Mindig nosztalgikus. 🙂
Lehet ezt még fokozni? Zero Inbox!
Hatékonyság témakörben bizony fel-felmerülhet a Zero Inbox elve. Anélkül, hogy ebben a posztban itt most részletesen belemennék, amikor kapsz egy e-mailt, mindig első olvasásra döntsd el, hogy mit csinálsz vele: Rögtön törlöd, archiválod, azonnal megválaszolod, vagy egy teendőt hozol létre belőle. Nem nézegeted napjában többször mire kiderül hogy mi lesz vele.
A mi archiválási témánk szempontjából ha ilyen hatékonyan levelezel, akkor értelemszerűen jó esély van rá, hogy a tárhelyre terhes, de lényegtelen e-mailekből ne maradjon meg túl sok. Ezáltal később (ha esetleg válogatni akarnál) nem lesz szükség arra, hogy azon gondolkodj, ez az x mail vajon kell-e még, törölhető-e, vagy jó lesz az még majd valamire…? Mert ugye ezt a vizsgálatot utólag csinálni is borzasztóan sok idő.
De mondok jobbat, ha a fenti módszer szerint archiválsz, akkor végülis válogatásra sem lesz túl sok szükséged. 🙂 A nas tárhelyed pedig azért olcsóbb, mint a goog-enél bérelni. Ha nem hiszed, számolj utána.
A zero inboxról pedig még beszélünk majd itt a blogon. 🙂
